Dias de férias. Dias doentes. Dias pessoais. Feriados. Para desgosto potencial do seu chefe, esta é a inevitabilidade do equilíbrio entre vida profissional e pessoal: você passará algum tempo longe de sua mesa - e será mais do que apenas uma pausa para o almoço. E para os milhões de funcionários de escritório existentes, uma coisa é absolutamente essencial para aqueles dias em que você não está acorrentado ao teclado: a mensagem de ausência temporária.
Agora, elaborar a mensagem de ausência temporária perfeita é tanto uma arte quanto uma ciência. Tem que ser profissional, mas gentil, conciso e informativo, franco e educado. "O segredo é esclarecer as cinco coisas a seguir", diz Jane Scudder, coach de vida, liderança e carreira certificada e professora da escola de negócios da Loyola University Chicago. "Quando você está fora; quando você está retornando; se você está verificando e-mails ou não; se você está disponível por telefone ou não; e com quem entrar em contato na sua ausência." Depois disso, ela diz: "O resto é apenas estilo!"
Com isso em mente, eis o formato recomendado para ela, que funcionaria em qualquer situação:
Obrigado pelo seu email. Sou OOO de quarta-feira, 15 de novembro a sexta-feira, 17 de novembro, sem acesso a e-mail. Se isso for urgente, entre em contato em. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando voltar .
Como você pode ver, você não precisa dizer por que está fora; isso não é da conta de ninguém, a não ser o seu e, dependendo das circunstâncias, do seu chefe. O Scudder também notará que a disponibilidade do seu telefone ou e-mail também é opcional, mas é bom "indicar que você estará verificando intermitentemente". Você também pode perceber que é "todas as mensagens" e não "sua mensagem". Embora possa ser tentador personalizar sua mensagem de ausência temporária, o uso de "todas as mensagens" fornecerá ao destinatário um lembrete sutil de que, ei, você está analisando muitos emails - pode demorar um pouco para responder.
Finalmente, uma nota sobre datas. Há alguma discordância coloquial sobre o significado do intervalo de datas em sua mensagem: A segunda data indica que você está voltando naquele dia ou que é o último dia em que estará fora? Nisso, Scudder é firme: indica o último dia em que você estará fora.
Algumas regras adicionais a serem lembradas: se o seu período de folga se prolongar por um fim de semana e você voltar à rotina na segunda-feira, não será necessário listar o domingo anterior na sua mensagem de ausência temporária; a maioria das pessoas não trabalha nos fins de semana, então a sexta-feira anterior está boa. Mas, se você voltar em um dia mais tarde na semana, inclua o fim de semana no seu espaço de tempo, assim: da quarta-feira, 15 de novembro a terça-feira, 21 de novembro .
Agora que você já dominou a redação de uma mensagem de ausência temporária, leia sobre o motivo pelo qual deve deixá-la ligada o tempo todo - de alguém que a deixa permanentemente.
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Ari Notis Ari é um editor sênior, especializado em notícias e cultura.