Muita pesquisa lhe dirá que mais dinheiro - além de uma certa quantia necessária para cobrir suas necessidades básicas e outras - não significa necessariamente mais felicidade. Mas você sabe o que se traduz diretamente em mais felicidade? Mais tempo.
Um novo estudo publicado no PNAS Scientific Journal descobriu que o "tempo de compra" (como delegar tarefas domésticas) na verdade levou a uma satisfação de vida mensurávelmente maior.
Agora, nunca lhe diríamos que você não aceitasse sua busca por esse aumento, mas com certeza lhe pediríamos para tentar tirar mais tempo dos seus dias. Em alguns casos, isso pode significar literalmente contratar alguém para fazer as coisas que você não deseja. Também pode significar repensar a maneira como você aborda certas tarefas diárias, como email. E isso pode significar mudar a maneira como você interage com seus colegas mais próximos - tudo no interesse de ser um trabalhador mais rápido e eficaz e, em seguida, ter mais tempo para si mesmo. Leia as melhores maneiras de obter uma hora completa de volta todos os dias. E para obter mais ótimas dicas para fazer as coisas, aqui estão 15 maneiras de triplicar sua produtividade todos os dias.
1 Encontre seus pontos fracos imediatamente
"Avalie um dia normal", diz Justin Lavelle, diretor de comunicações da Beenverified. "Isso significa escrever tudo o que você faz, desde a elevação e o brilho até a hora de dormir."
Anotar todas as rotinas e distrações da manhã ajuda a perceber coisas como vagar entre o banheiro e a televisão. Se você trabalha em casa, observe se faz repetidas viagens desnecessárias à lavanderia ou à cozinha.
"Sente-se e analise seus dados quanto a problemas", diz Lavelle. "Talvez, se você não assistisse à televisão pela manhã, pudesse sair de casa 15 minutos mais cedo, o que o coloca um pouco à frente do tráfego, economizando mais 15 minutos".
Você provavelmente descobrirá que encontrar maneiras de otimizar seu dia com uma hora não é tão desafiador quanto parece. E aqui está um dos principais conselhos do CEO sobre como dobrar sua produtividade da noite para o dia.
2 Definir prazos anteriores
Nós preenchemos o tempo que temos. Se o seu chefe lhe conceder duas semanas para reunir um relatório, é provável que você use as duas semanas. Use essa tendência para sua vantagem, estabelecendo prazos para você o mais cedo possível. Ofereça-se para terminar um projeto até esta semana, e não na próxima semana, e você terá tempo de sobra. Se você costuma esperar até o último prazo possível para concluir os projetos, parece que precisa de alguns conselhos sobre como evitar a procrastinação.
3 Transforme e-mails em tarefas
Um dos maiores desperdiçadores de tempo quando se trata de e-mails é a maneira como examinamos uma mensagem e sentamos nela, debatendo sobre a próxima ação a ser tomada. "Os e-mails chegam cronologicamente, que é um método de organização altamente ineficiente porque não leva em consideração a urgência", diz Simon Slade, CEO e co-fundador da plataforma de vendas por atacado SaleHoo.
Para ser mais eficiente, você deve extrair tarefas dos e-mails e agir imediatamente sobre elas ou movê-las para uma "lista de tarefas" para quando tiver uma oportunidade.
"Cortando o tempo gasto consultando o email original para obter instruções e lidando com tarefas menos vitais que acabaram de aparecer na sua caixa de entrada, você pode recuperar facilmente uma hora no seu dia", acrescenta Slade. O aumento da economia de tempo alivia seus nervos e aumenta sua produtividade. Por falar em e-mails, separe-os aprendendo as 15 maiores aberturas de e-mail de todos os tempos.
4 Nunca classifique seu e-mail
Você pode ter um grupo de pastas nas quais transfere cuidadosamente cada missiva. A verdade é que você provavelmente está perdendo seu tempo. A IBM Research analisou os 85.000 incidentes de 345 usuários que passaram por emails antigos para tentar encontrar uma observação específica. Aqueles que não organizaram e-mails encontraram as anotações que procuravam mais rapidamente do que aqueles que arquivaram em pastas. E, para obter mais excelentes hacks por e-mail, confira a assinatura de um smartphone por e-mail que todo homem deve ter.
5 Pare de escrever "Obrigado"
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Os segundos e minutos gastos na realização de tarefas pequenas, geralmente desnecessárias, podem aumentar à medida que se tornam hábitos repetidos várias vezes ao dia. Um excelente exemplo: enviar o e-mail extra de "obrigado", "tudo bem" ou "entendi", durante uma correspondência.
"Na maioria das vezes, ele é excluído e, a menos que alguém jogue a bola no passado, não precisamos de um 'obrigado' toda vez que enviamos um e-mail", diz Marcey Rader, especialista em produtividade e saúde, palestrante e autor.
Em vez de dar o passo extra de escrever "obrigado", tome a próxima ação necessária para essa cadeia de email específica e comece a avançar no projeto - é um uso melhor do tempo de todos. Agora, para mais ótimas maneiras de melhorar o seu dia de trabalho, aqui estão os 10 melhores criadores de estresse no local de trabalho.
6 Pare de ser um colega de helicóptero
"Nem toda mensagem requer uma resposta e você pode confiar nos seus colegas para saber o que fazer", diz Huib Maat, da Pairfum, uma casa de perfumaria de nicho em Londres. "Na minha opinião, esta é uma solução simples para economizar uma hora do dia e se concentrar em áreas nas quais sua contribuição realmente agrega valor". E para mais hacks profissionais, veja como os homens inteligentes avançam no trabalho.
7 Terceirizar e-mails
Reduzir a verificação de e-mails é eficaz, mas pode valer a pena considerar contratar outra pessoa para gerenciar seus e-mails completamente. Parece loucura, mas essa é a abordagem usada por Gene Caballero, co-fundador do GreenPal. "Recebendo mais de 500 por dia, eu sabia que conseguir um assistente virtual era inevitável", diz ele.
Não faltam plataformas que oferecem a ajuda de assistentes virtuais e muitas têm experiência na classificação de emails, respondendo àqueles que precisam de uma resposta e filtrando apenas os mais importantes para você realmente responder.
Provavelmente levará algum tempo para treinar alguém exatamente o que fazer, mas, eventualmente, a tarefa será automatizada. Você precisa ensiná-los a filtrar seus e-mails, responder aos mais fáceis e sinalizar as mensagens importantes, pois todas as mensagens questionáveis devem ser encaminhadas a você para avaliação.
"Não se apresse e seja exigente", diz Caballero. "É mais um desperdício de tempo tentar treinar um do que perceber que eles não se encaixam bem do que levar o seu tempo para encontrar o perfeito". Mas quando você encontrar o ajuste certo, sua caixa de entrada será muito automatizada e a economia de tempo se acumulará.
8 Terceirizar outras tarefas
Você não deve limitar a terceirização apenas ao seu email. Você tem pesquisas para um relatório que mata meio dia? Pague alguém para fazer isso por você. Sua tarde continua sendo devorada por montar uma apresentação? Use um serviço como o Upwork ou o Fiverr para conseguir que outra pessoa o crie - e talvez até faça um trabalho melhor do que você faria.
"Hoje em dia, muitas pessoas pensam que podem fazer tudo porque a Internet coloca as informações na ponta dos dedos - mas os especialistas geralmente podem executar essas tarefas mais rápido (e melhor) do que você", diz Marina Krakovsky, autora de The Middleman Economy .
Um bom profissional economiza seu tempo gasto com coisas que você gosta ou tarefas importantes que equilibram o custo da terceirização. A terceirização o torna mais eficiente e permite que você se concentre no que faz melhor, aumentando sua eficiência e ganhando pelo menos uma hora extra por dia. Para obter ainda mais ótimos conselhos sobre o local de trabalho, aqui estão as 6 melhores maneiras de obter uma promoção.
9 Descubra seu ROI
Você não precisa ser advogado ou consultor para saber sua tarifa por horas faturáveis. Avalie o retorno do investimento gerado por uma hora do seu tempo realizando várias tarefas e delegue qualquer coisa que não esteja trazendo grandes lucros.
"Se eu estabeleci que o valor do meu tempo é de US $ 450 por hora, e posso contratar alguém a US $ 15 por hora para realizar uma tarefa que eu mesma estou fazendo, e assumindo que eles levem três vezes mais para fazê-lo como Eu custaria 45 dólares para 'comprar' uma hora que vale 450 dólares para mim ", diz Stephen Davies, executivo-chefe do The Alternative Board. "Isso representa um retorno de 1000% do investimento - algo que simplesmente não está disponível em muitos lugares de uma empresa". E, para mais maneiras de aumentar sua produtividade, aqui está a melhor maneira de impulsionar sua crise da tarde.
10 Defina um horário para sair
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"Pense nisso - quando você é mais produtivo? Um dia antes de sair de férias!", Escreve o consultor de performance Simon Reynolds para a Forbes . "Você já se perguntou por que isso é? É o poder de ter um tempo em que você simplesmente deve sair do escritório. Mas não há necessidade de esperar as férias, você pode usar essa técnica todos os dias de trabalho - tendo um tempo de saída firme".
11 Crie uma hora livre de interrupções
Nem todo mundo pode manter todas as distrações em silêncio o dia todo. Mas todos podem criar uma hora designada em que todas as interrupções serão ignoradas e as notificações desativadas.
"Decida uma hora no seu dia em que você não aceita interrupções", sugere Frank Buck, autor de Get Organized !: Gerenciamento de Tempo para Líderes de Escola . "Deixe as chamadas telefônicas rolarem para o correio de voz e nem pense em olhar para o e-mail. Deixe os visitantes esperarem. Use essa hora para se concentrar em um trabalho predefinido que move a agulha. Não se surpreenda se conseguir mais feito nessa hora do que o resto do dia combinado ".
12 Desativar notificações
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"Só porque temos telefones celulares, iPads, e-mail, WhatsApp, etc., isso não significa que precisamos responder a cada mensagem", acrescenta Maat, da Pairfum. "Há um perigo que a sociedade ocidental moderna está se transformando em 'galinhas sem cabeça'". No entanto, talvez você precise aprender as 11 maneiras pelas quais as pessoas inteligentes conquistam seus vícios em smartphones.
13 Adicione 20 segundos aos desperdiçadores de tempo
Isso pode parecer contra-intuitivo, mas a pesquisa descobriu que a melhor maneira de reduzir as atividades que desperdiçam tempo é fazê-las levar mais tempo para fazer.
Shawn Achor, escrevendo em The Happiness Advantage , chama isso de "a regra dos 20 segundos". Por exemplo, adicionar 20 segundos a tarefas que você não deveria estar realizando costuma ser suficiente para impedir que você as execute. Crie um bloqueador de navegador que exija uma senha para navegar na Internet. Afaste a estação de trabalho da cozinha do escritório para que se torne um incômodo suficiente para tomar medidas extras que você reduzirá em suas viagens à máquina de café.
14 Abaixe sua "energia de ativação"
A mesma lógica funciona ao contrário: encontre maneiras de facilitar as tarefas que você não gosta, mas que são mais importantes para sua produtividade. Como diz Achor, "Abaixe a energia de ativação dos hábitos que você deseja adotar e aumente para hábitos que você deseja evitar. Quanto mais podemos diminuir ou até eliminar a energia de ativação das ações desejadas, mais aumentamos nossa capacidade de inicie uma mudança positiva ".
15 Aproveite mais a sua manhã
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"A manhã é um momento de distração limitada e você pode realizar muitas coisas antes que a pessoa comum acorde", diz Jason Parks, presidente do The Media Captain. "Você não tem e-mails, reuniões ou telefonemas para distraí-lo. Esta é uma maneira excelente e eficiente de começar o dia."
Para que essa prática funcione, Parks sugere que você descanse no tempo certo. "O truque é que você precisa ir dormir cedo, para poder dormir pelo menos sete horas. Se você agendar esse tipo de rotina, ficará impressionado com as tarefas extras (pessoais e profissionais) que conseguirá feito todos os dias. " E para aproveitar ao máximo sua manhã, aprenda as 7 maneiras de tornar sua viagem a parte mais produtiva do seu dia.
16 Não seja rápido, seja suave
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Colocar seu foco em terminar as coisas rapidamente pode realmente ter o efeito oposto. Melhor, em vez disso, colocar sua atenção em como você é "suave". Essa foi a descoberta da pesquisa que Oliver Burkeman discute em seu livro O Antídoto: Felicidade para as Pessoas que Não Suportam o Pensamento Positivo.
"Livrar-se dos objetivos, ou focá-los de maneira menos fixa, também costuma ser a melhor maneira de extrair resultados dos funcionários. A equipe de Fórmula 1 com quem ele trabalhou, cujos membros foram informados de que não seriam mais avaliados com base na velocidade. alvos; eles seriam classificados com estilo ", escreve ele. "Instruídos a se concentrar em agir 'sem problemas', em vez de superar o tempo atual de gravação, eles acabaram se apresentando mais rapidamente." E para melhorar ainda mais seu desempenho, aprenda as 15 técnicas para triplicar sua produtividade.
17 Entre no escritório com meia hora de antecedência
Às vezes, é tudo o que é necessário para obter tarefas de alta concentração.
"Assim que o dia de trabalho 'oficialmente' começa, os e-mails e telefonemas começam a chegar e pode parecer impossível obter algo riscado da sua lista", diz Stefanie Parks, fundadora da DermWarehouse. "Gosto de entrar no escritório às 6:30 ou 7 da manhã todos os dias, pois essa é sempre a minha hora mais produtiva do dia (e a única hora do dia em que realmente tenho paz e sossego)".
18 Entre em um "fluxo"
"A melhor maneira de a maioria" comprar "mais 60 minutos no dia é entrar na zona de foco que os psicólogos chamam de" fluxo "", diz Scott Crabtree, diretor de felicidade do HappyBrainScience.com. "O fluxo é um estado mental extremamente produtivo, no qual você se concentra completamente em uma tarefa desafiadora, mas possível".
Nesse estado, você pode obter feedback e não se distrair. Você está 100% focado por pelo menos 20 minutos. Quando você consegue atingir esse nível de concentração, a produtividade, a criatividade e os resultados disparam. E para mais maneiras de aumentar sua inteligência, jogue os 8 videogames que comprovadamente fazem de você uma pessoa mais inteligente.
19 Organize-se preventivamente
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"Organize-se para não perder tempo 'apagando incêndios' que você esqueceu de preparar", aconselha April Masini, especialista em relacionamentos e etiqueta e autora de quatro livros de conselhos sobre relacionamentos. "Use o seu iCal. Use os alertas do iPhone. Use as ferramentas necessárias para manter-se organizado. Faça listas e marque-as. Quando você está no topo do jogo, é menos provável que perca os 60 minutos que você ' está esperando ganhar porque se esqueceu de algo, tem que largar tudo para remediar a tarefa ultrapassada e passar a próxima semana tentando recuperar o atraso."
20 Mover reuniões sociais para o fim de semana
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Semelhante a reduzir a multitarefa, manter sua vida social e profissional em intervalos de tempo cuidadosamente alocados que não interfiram entre si pode abrir sua semana. "Cancele seu almoço social, jantar e academia durante a semana e reserve-a nos fins de semana", aconselha Masini. "Isso oferece várias 'horas encontradas' na sua programação de segunda a sexta-feira. A maioria das pessoas costuma tomar café e jantar com os amigos, no trabalho. Quando você limita o tempo do seu amigo apenas aos fins de semana, você descobre que tem tempo para outras coisas durante a semana ".
Sua programação será muito mais flexível quando você não tiver restrições de compromissos sociais fixos para definir seus dias. Embora você não deva deixar o trabalho interferir em um bom desempenho.
21 Criar espaços livres de tecnologia
"Limpe seu quarto para tecnologia", acrescenta Masini. "Eu sei que isso parece loucura e subversivo, mas é uma maneira de encontrar tempo para dormir, romance, meditação e ficar vagando pelo seu quarto, o que deve ser um santuário. Se você precisar usar o computador ou o telefone celular, tire-o do no quarto e treine-se para ter uma sala sem tecnologia, onde você encontrará tempo livre sem tecnologia ". Além disso, se você deixar seu quarto fora dos limites da tecnologia, terá pelo menos 60 minutos para se divertir. (Sim, estamos falando de sexo.)
22 Passar um tempo sem fazer nada
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"Tempo para refletir, meditar, pensar estrategicamente ou até tirar um cochilo curto demonstrou aumentar a produtividade", diz Jeff Skipper, CEO da Peacebridge Performance Inc. "Sessenta minutos podem ser divididos em pequenos pedaços ao longo do dia. " Você deve revitalizar sua mente quantas vezes for necessário em breves explosões para prolongar a eficiência do dia de trabalho e fazer mais.
23 Pare de surfar. Agora.
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Você deve definir prazos limitados para as mídias sociais e a navegação, para reduzir as distrações e permanecer no alvo. "Não navegue na web", diz Heidi Pozzo, fundador da Pozzo Consulting. "As horas podem passar quando você olha para um tópico e se desvia para outras áreas. Resista ao impulso de abrir o navegador e procure um local favorito para uma atualização rápida. Isso inclui as mídias sociais. Dê a si mesmo 15 minutos por dia, não mais do que naquela."
24 Limite suas reuniões
"As reuniões devem ser apenas para tomada de decisão", diz Pozzo. "As reuniões informativas devem ser canceladas, pois as informações podem ser compartilhadas de várias maneiras, que não incluem reunir várias pessoas". Se houver uma maneira de evitar uma reunião e distribuir as informações necessárias digitalmente, você deve aproveitar a oportunidade para economizar tempo. Mas se você estiver preso em uma reunião, verifique se está preparado: Aprenda as 11 maneiras pelas quais pessoas inteligentes conquistam reuniões de negócios.
25 Pare com o mito da multitarefa
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A multitarefa diminui a velocidade e reduz a produtividade à medida que a mente muda constantemente o foco, impedindo que você entre no estado de fluxo.
"Colocar 100% do seu foco em uma tarefa e depois passar para a próxima é realmente mais rápido do que dividir sua concentração em várias tarefas para que você possa executá-las todas ao mesmo tempo", diz James R. Nowlin, fundador e CEO da Excel Parceiros globais e autor de The Purposeful Millionaire: 52 regras para criar uma vida de riqueza e felicidade agora .
É incrível quanto mais tempo você encontrará durante o dia em que para de tentar fazer muitas coisas simultaneamente e apenas coloca todo o seu foco no projeto à sua frente. E um dos principais CEOs da América concorda.
26 Stick com uma aba
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Uma boa regra para garantir que você não seja multitarefa é manter apenas uma guia do navegador aberta por vez. Toda vez que seu cérebro desvia o olhar e considera algo diferente da tarefa em questão - incluindo uma daquelas 85 guias que você abriu para tudo, desde a fatura do cartão de crédito até o artigo sobre preguiças - a produtividade é reduzida.
"Você pode pensar que é produtivo com todas as abas abertas no seu computador, mas não é", diz Kathrine McAleese, socióloga, psicoterapeuta e criadora da Mind to Win. "Existe um custo toda vez que seu cérebro precisa mudar e decidir, e isso o torna mais lento. Essa dica por si só ajudará você a concluir as tarefas mais rapidamente e a liberar mais tempo no seu dia".
27 Supertask
Se você é um dos poucos que consegue realizar multitarefas com sucesso, está pronto para algumas coisas reais no nível Jedi: aprendendo a "supertarefa", ou seja, executando duas ou mais tarefas ao mesmo tempo sem prejudicar o desempenho. "Supertarefa envolve economizar tempo, mas fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo e fazer as duas coisas bem", diz Srini Pillay, MD, psiquiatra de Harvard, pesquisador de cérebros e autor de Tinker Dabble Doodle Try: desbloqueie o poder dos sem foco Mente . "Os super-compradores pensam e agem como malabaristas. No cérebro, há neurônios que estão vendo e guiando".
Ele descreve esse tipo de multitarefa eficaz como alternar entre o pensamento "serial" ou um de cada vez e o pensamento paralelo (dois ou mais ao mesmo tempo). (Nota: apenas 2, 5% da população pode "supertarefa".)
"Além disso, para as pessoas que conseguem supertarefa, o centro de conflito do cérebro (cingulado anterior) e a área que faz as conexões entre as idéias (córtex frontopolar) são recrutados com mais eficiência do que as pessoas que realizam uma única tarefa", acrescenta Pillay. Para obter o poder cerebral para enfrentar as supertarefas, tente incorporar os 10 melhores alimentos para mais de 40 cérebros em sua dieta.
28 Despejo DE Cérebro
Encontrar 60 minutos extras no dia de uma pessoa significa tanto limpar a mente quanto a agenda. Para esse fim, todos os compromissos, projetos e qualquer tarefa que vier à mente devem ser anotados no papel ou em um sistema de tarefas que o impeça de ocupar espaço no cérebro.
"Tire tudo o que você está tentando lembrar", aconselha McAleese. "Isso é desperdício de inteligência e está distraindo seu foco e diminuindo sua velocidade. Uma vez no papel ou no Evernote, você não precisa segurá-lo."
Você deve ter o hábito de fazer agendas escritas com listas diárias e de longo prazo para aliviar a memória e dar mais largura de banda à sua mente.
29 Mantenha sua lista de tarefas obrigatórias curta
Embora tudo deva estar contido no papel ou nas listas de tarefas em que você pode agir, você não deve necessariamente estar olhando a lista completa de tudo o que precisa fazer. Listas grandes podem parecer intransponíveis e levar seu cérebro a uma espiral de pânico. Em vez disso, a McAleese recomenda a criação de uma "lista de tarefas obrigatórias" diárias de duas a três coisas "absolutamente necessárias hoje".
Ela acrescenta que: "Depois de tirá-las do caminho, você pode olhar para o seu despejo cerebral. Novamente, o objetivo disso é evitar a paralisia de esmagar". Se você estiver estressado na sua lista de tarefas, não deixe de aprender as 30 maneiras comprovadas de eliminar o estresse da sua vida para sempre.
30 Repensar o Ritual da Manhã
"Defina o tom ao decidir que você quer acordar e fazer o dia valer a pena, e comece cedo, com silêncio, meditação, desenvolvimento pessoal, exercícios", aconselha McAleese. "Parece contraditório, talvez, mas definir o tom antes mesmo de começar é profundamente eficaz - onde você define seu foco, sua energia segue, então decida ser produtivo e faça suas primeiras ações do dia se alinharem com isso. O resto se seguirá!"
31 Comece com o pior
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"É uma coisa antiga, mas boa - faça o que você menos quer fazer primeiro e isso o impulsionará pelo resto do dia", diz McAleese. "O aumento da produtividade é igual a mais tempo livre para fazer coisas mais divertidas, sem culpa em evitar a tarefa que você não queria fazer". Quando suas atividades menos atraentes são concluídas, seu dia se abre e você pode se concentrar nas tarefas que gosta com mais motivação e motivação. Se você se encontra com uma pilha de coisas que não quer fazer, no entanto, essa é uma das 20 principais bandeiras vermelhas de que você está no emprego errado.
32 Soneca
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"Cinco a 15 minutos de cochilo custam de uma a três horas de maior clareza em seu dia", diz Pillay, apontando para pesquisas que apóiam essas alegações. "Como resultado, você pode trabalhar mais rápido e também liberar mais tempo no processo".
Dormir bem, quando bem feito, pode aumentar sua clareza e aumentar sua eficiência de tempo pelo resto do dia - será como se você tivesse criado um novo dia. Claro, se você não é um cochilo, tente a melhor maneira de aumentar sua energia à tarde.
33 Sonhar acordado em um iate
Assim como cochilar da maneira certa pode adicionar uma explosão de energia ao seu dia e ganhar mais tempo, permitindo que sua mente divague possa aumentar suas capacidades - se você sonha com as coisas certas.
"Nos anos 50, Jerome Singer descobriu que nem todos os sonhos são ruins", diz Pillay. "Ficar sonhando acordado ou refletir sobre erros não ajuda, mas sonhar positivo construtivo é útil. Planeje fazer isso fazendo algo discreto. Primeiro, imagine algo positivo e positivo (como estar em um iate), depois deixe sua mente você vai se tornar mais criativo e reenergizar seu cérebro também."
Esse tipo de devaneio positivo pode aumentar sua motivação e ajudá-lo a definir objetivos motivacionais, visualizando-os. Por acaso, sonhar acordado é uma das 11 maneiras aprovadas por médicos para adormecer mais rápido à noite, portanto, essa é uma habilidade que você deve dominar.
34 Conecte-se com a natureza
"Sair e se conectar com a natureza pode fazer uma enorme diferença na produtividade", diz Amisha Klawonn, fundadora da Centered Mama, uma empresa de educação em bem-estar para profissionais ocupados. Mesmo uma breve caminhada e algumas respirações profundas ao redor do ambiente natural foram encontradas para aumentar a energia de uma pessoa. Por falar em atividades ao ar livre, eis o equipamento necessário para sua próxima viagem de acampamento.
35 Automatize sua caixa de entrada
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A automação das funções rotineiras de email, a criação de modelos e o uso de ferramentas de classificação podem ajudá-lo a liberar tempo no seu dia. "Saiba tudo sobre sua caixa de entrada, por exemplo, use filtros de pesquisa para evitar que você arquive seus e-mails", diz Rhys Green, diretor de operações da O2E Brands. "O encaminhamento automático de e-mails recorrentes, que você nem sempre precisa examinar, economiza de 10 a 50 minutos por dia, dependendo do volume do e-mail e do processo atual".
36 Alavancar arquivos de assinatura
Um truque de eficiência específico sugerido pelo fundador do Great Internet Marketing Training, Tom Antion, é aproveitar os arquivos de assinatura. Na maioria das vezes usado para incluir automaticamente suas informações de contato - telefone, site etc. - você pode fazer muito mais com elas, fornecendo respostas prontas a todos os tipos de perguntas comuns e economizando o tempo de escrever as mesmas respostas repetidas vezes.
"O que a maioria das pessoas não percebe é que os arquivos de assinatura não precisam ser usados para suas informações de contato", diz Antion. "Eu tenho provavelmente 200 ou mais assinaturas com respostas para perguntas que recebo o tempo todo. Minha regra geral é que, se eu fizer uma pergunta mais de uma vez, faço da resposta um arquivo de assinatura".
Ajuda se você tiver um provedor de email que permita arquivos de assinatura ilimitados como o Outlook, mas a maioria dos provedores de email possui alguma versão das assinaturas. Criar uma biblioteca de respostas automatiza uma parte da sua comunicação, economizando muito tempo.
37 Faça com que outras pessoas cheguem ao ponto
"Os passeadores são as pessoas sem foco", diz Robyn Tingley, experiente executivo de RH corporativo da Fortune 100, instrutor e autor dos 10 Fundamentos para a Motivação do Milênio: um guia para alto desempenho para novos graduados e iniciantes na carreira . "Eles perdem tempo e não chegam ao ponto. É bom ouvi-los um pouco, porque é preciso respeitar que eles estão tentando transmitir alguma coisa e podem estar pensando em voz alta. Mas se você não tiver tempo para participe, tente o seguinte: "Vejo que você ainda está tentando resolver esse problema. Por que não reservamos 15 minutos depois que você teve a chance de reunir seus pensamentos e montar um plano de ação? seja capaz de aumentar o seu brainstorming e tente dar a isso alguma estrutura. '"Você deve controlar o seu tempo e não deixar que pessoas sem foco reduzam sua produtividade. Então, definitivamente, aprenda a evitar o gab-master do escritório.
38 Fofocas Recortadas
"As fofocas frívolas não servem para nada, e se você se envolver com a fábrica de boatos, ela realmente corroerá sua credibilidade, além de desperdiçar seu precioso tempo", acrescenta Tingley. "Gosto de interromper as fofocas dessa maneira: 'Não presto muita atenção a esse tipo de coisa. Todo mundo tem interesses e objetivos diferentes na vida. Precisamos respeitá-los e manter o foco no trabalho e entregar resultados para os organização.' Pratique essas afirmações algumas vezes e ficará surpreso com a eficácia delas."
Isolar-se desse fluxo contraproducente de informações ajuda você a se concentrar e aconselha as pessoas a não abordá-lo com fofocas novamente.
39 Cortar o trajeto
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Uma maneira óbvia de comprar uma hora é remover o trajeto. O trabalho remoto permite flexibilidade e elimina o deslocamento que a maioria dos profissionais precisa lidar. Isso economiza muito tempo e aborrecimentos se o seu escritório estiver em sua casa. Obviamente, deixar um empregador bem com você trabalhando remotamente às vezes pode ser um desafio.
"Uma estatística incrível que surgiu para nós é que, de acordo com o Globalworkplaceanalytics.com, 50% dos empregos nos EUA são compatíveis com acordos de trabalho remoto, e 80% da força de trabalho diz que gostaria de trabalhar remotamente pelo menos a tempo parcial, mas apenas 7% dos empregadores disponibilizam trabalho flexível para a maioria dos funcionários ", diz Robert McGuire, editor da Nation1099. Eis por que trabalhar em casa dois dias por semana dobrará sua produtividade.
40 Complete uma tarefa durante seu trajeto
41 Puxe um "Walk-and-Talk" ao estilo de Aaron Sorkin
"Descobri que a melhor maneira de 'comprar' uma hora extra no seu dia é caminhar e realizar uma reunião ao mesmo tempo", diz Deborah Sweeney, CEO da MyCorporation. "Faço uma caminhada com dois líderes (finanças e operações) e discutimos os tópicos em vez de discuti-los no escritório. Isso nos permite exercitar, respirar um pouco de ar fresco (literal e figurativamente) e realizar os tópicos que também precisamos, obviamente, nos permitir esgueirar-se em uma hora de exercício enquanto trabalhamos. " Experimentar abordagens inovadoras para economizar tempo e aumentar a eficiência é uma ótima maneira de refinar a estrutura do seu dia.
42 Multitarefa seu corpo
Embora a multitarefa seja uma receita para a ineficiência, há uma exceção: combinando o físico com o intelectual. "Sou um corredor ávido e sempre luto para começar meu trabalho, mas tenho inúmeras teleconferências durante o dia e várias são as que apenas ouço", diz Charly Laura Rok, da Edelman Assembly. "Agora aproveito essas chamadas e uso meu telefone celular para discar, colocar fones de ouvido e silenciar o telefone… e eu vou embora: uma hora de duas coisas sendo feitas! Missão cumprida e 60 minutos extras no dia." Se você é um daqueles que luta para encontrar tempo para se exercitar, aqui está nosso guia para ficar em forma enquanto ocupado.
43 Coma enquanto trabalha
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"É importante ter uma vida social no trabalho e manter bons relacionamentos com seus colegas de trabalho, mas de vez em quando tente almoçar em sua mesa enquanto você trabalha", diz Callis. "Em vez de se juntar aos outros na sala de descanso, vasculhe seu trabalhar e chegar em casa uma hora mais cedo. " E, se puder, verifique se o seu almoço apresenta alguns dos 25 alimentos que comprovadamente mantêm você jovem para sempre.
44 Faça corresponder a sua tarefa ao seu nível de energia
Nada gasta tempo mais do que queimar sua melhor energia realizando tarefas mundanas ou tentando lidar com um projeto de alto nível quando seu cérebro está funcionando apenas a 70%.
"Toda tarefa requer atenção total, alguma atenção ou nenhuma atenção", diz Nancy Gaines, CEO e fundadora da Gain Advantages, Inc. "Se você tentar executar uma tarefa de 'atenção total', como resolver um problema altamente complexo quando sua energia estiver esgotada, esmaecendo ou até esgotado, a tarefa levará consideravelmente mais tempo e poderá até estar cheia de erros.Em vez disso, faça as atividades de atenção 'alguns' ou 'não' (leitura de email, limpeza de arquivos) quando sua energia estiver baixa e salve as atividades mais difíceis para sua hora de energia ".
Você deve mapear seus períodos de pico de desempenho e dedicá-los às principais tarefas, deixando o horário lento para as atividades de rotina.
45 Registre seu tempo e aprenda com ele
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Você pode não saber de antemão quando estão os seus tempos de energia mais alta ou mais baixa; portanto, valerá a pena ter uma noção do quanto você está fazendo de uma hora para a outra, rastreando seus dias por uma semana ou duas. "Você faz isso seguindo seu cronograma todos os dias, considerando interrupções, crises etc.", diz Gayle Carson, autor de Grandes Idéias para o Seu Negócio , Vencendo Formas e Como Ser um SOB . "Ao manter um registro de tempo por duas semanas, você verá onde está perdendo tempo, quem o interrompe (e é a mesma pessoa o tempo todo), o que continua mostrando sua cabeça feia etc. Isso realmente funciona".
Depois de obter os dados, você pode tomar medidas para mudar as coisas e otimizar sua programação, para ter menos interrupções e um trabalho mais focado.
46 Proteja sua hora de energia
"Todo mundo tem uma hora do dia em que está na zona", acrescenta Gaines. "Durante essa hora, o trabalho é concluído sem esforço e com facilidade. Não desperdice sua Power Hour em reuniões ou tarefas mundanas que agregam pouco valor. Use-a para a tarefa mais difícil que requer atenção total."
Você deve bloquear esses 60 minutos no seu calendário e evitar interrupções para aproveitar ao máximo. Se você não usar todo o potencial desta hora, seus dias ficarão mais longos e muitas vezes você ficará frustrado por não ter feito mais. Por sua vez, isso pode estressá-lo; portanto, não deixe de praticar os 10 melhores busters de estresse que não sejam de exercício.
47 Tomar decisões com antecedência
"Tome uma decisão de manhã sobre quais são as suas três principais prioridades para o dia e, em seguida, não pense novamente, apenas se concentre incansavelmente em fazê-las", acrescenta Green da O2E Brands. "Terminar uma tarefa e depois tentar decidir o que você fará a seguir vai demorar muito tempo e, no final do dia, pior será a decisão que você tomar. Tome a decisão uma vez e continue a obtê-la. feito."
Você deve ter um plano fixo para o seu dia, para poder concentrar suas melhores horas no trabalho concentrado, em vez de organizar sua mente.
48 Planeje a noite anterior
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Se você não é uma pessoa da manhã, pode reduzir o tempo gasto mudando o foco para o tempo antes de ir para a cama. É importante ter um plano para o dia seguinte e preparar-se para um fluxo ideal de atividades. "Uma coisa que comecei a fazer na noite anterior foi levar 30 minutos para me sentar e anotar ativamente e planejar o que preciso fazer no dia seguinte", diz Dimitri Villanuerva, presidente da empresa My Lab Fax.
Isso inclui sua breve lista de tarefas obrigatórias para o dia seguinte, mas também pode significar colocar roupas de ginástica se você começar o dia com uma corrida, configurar a cafeteira e fazer anotações das pequenas tarefas que podem desviar sua atenção da concentração. trabalhe e reduza sua produtividade.
"O que acaba acontecendo é que eu me sinto muito mais focado e agora realizo mais em três horas do que em três dias", acrescenta Villanuerva. "Estou cuidando do meu marketing de mídia social, procurando organizações que se beneficiariam com meus serviços, solucionando problemas de atendimento ao cliente, planejando melhorias futuras com nosso departamento de TI, pesquisa de palavras-chave e desenvolvimento de conteúdo, tudo antes das 8h". para ser uma pessoa da manhã, verifique nosso plano de cinco etapas para se tornar uma máquina de treino matinal.
49 Planeje sua semana no domingo
"Para mim, tudo se resume a organizar meus dias todos os domingos", diz Grayson Lafrenz, CEO da Power Digital Marketing. "Aos domingos, organizo minhas tarefas no Asana, e-mail e, mais do que tudo, meu calendário. Asseguro que todas as minhas reuniões críticas sejam agendadas e que todas as coisas com prazos rígidos tenham um tempo dedicado no meu calendário para garantir que eu não gaste tempo tentando descobrir o que fazer a seguir durante a semana, mas tenha um plano de jogo claro para minhas principais prioridades ".
Quando suas prioridades e marcos importantes são estruturados, você pode se concentrar em realizar o trabalho e gastar seu tempo produtivamente.
50 Marque uma consulta consigo mesmo
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Assim como você não deixaria um e-mail distraí-lo durante uma conversa importante com seu chefe, você deve tratar seu tempo de trabalho de qualidade com o mesmo nível de seriedade.
"Marque uma consulta consigo mesmo e respeite-a", diz Lynn Berger, conselheira de carreira e treinadora especializada em ajudar as pessoas a tirar o máximo proveito de suas vidas e a se sentirem satisfeitas. "Pode demorar uma hora, então tente dois períodos de meia hora durante o dia. Pense e planeje cuidadosamente como e quando poderá ter mais sucesso. Prepare-se para o sucesso bloqueando os horários em que isso provavelmente acontecerá. Também, tente criar um tempo de transição entre trabalho e casa ".
51 Pomodoro
A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francisco Cirillo no final dos anos 80 e muitas pessoas preocupadas com a eficiência continuam jurando por ela. "Basicamente, é um processo em que me concentro no trabalho por 25 minutos, seguido de um intervalo de cinco minutos", diz Sydney Liu, cofundador e CEO da Commaful. "Existem vários estudos sobre como isso aumenta a produtividade". Esse também é o método que o CEO mais apto da América utiliza para dobrar sua produtividade.
52 Use a matriz Eisenhower
"A matriz é dividida em quatro quadrantes: importante e urgente, sem importância e urgente, importante e não urgente e não importante e não urgente", diz Chelsea Quint, treinador de saúde e felicidade espiritual.
Ao alocar cada tarefa em uma dessas categorias, você pode priorizar melhor o seu dia e se concentrar nas tarefas que precisam de mais atenção. Isso funciona melhor do que o longo para fazer listas que podem levar a avassaladoras e indecisões. Essa técnica pode treinar sua mente para ser mais eficiente e produtiva com o seu tempo.
53 Planejar adequadamente
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Ser o mais diligente possível no estágio de planejamento prepara você para a maioria dos resultados e o torna mais eficaz durante a execução. "Planeje cada projeto com cuidado", diz Nowlin. "Um bom plano torna tudo mais fácil e eficiente. Comunique-se adequadamente - mensagens pouco claras e confusas inevitavelmente causam atrasos".
O planejamento inclui corretamente o cálculo de atrasos e possíveis erros e como lidar com eles com eficiência. Quanto mais preparado você estiver, menos tempo perderá.
54 Confie na sua intuição
"Quantas vezes você teve a resposta certa e é a mesma resposta que você conheceu em seu intestino o tempo todo?" pergunta Christine Mann, proprietária e presidente da Mann Consulting, LLC. "Que tal você saber que está certo, mas passa duas ou três horas validando, coletando fatos, cavando e cavando apenas para ter certeza de que estava certo?"
Ela enfatiza que ela não está defendendo essa abordagem ao fornecer finanças ao CEO - mas em muitas outras situações, confiar em seu instinto, em vez de entregar uma decisão por um longo período de tempo, pode obter o mesmo resultado, mais rapidamente.
"A pergunta a se fazer é: com que frequência meu instinto intestinal está errado? Se a resposta for 'não frequente', confie mais em seu intestino e aproveite mais o seu dia", diz Mann.
55 Criar uma lista de coisas a não fazer
É importante poder analisar o trabalho do seu dia no papel e avaliar o que é vital e o que não é. "A tática para desenvolver uma lista de coisas a não fazer que identificará itens a serem delegados ou eliminados é separar o quê do como ", diz Davies, do The Alternative Board. "O segredo é dar um passe a si mesmo e não se preocupe em como você se livrará de todas essas tarefas; simplesmente identifique o quê sem se preocupar com o como ".
56 Aprenda a controlar sua mente, e não o contrário
É vital ser o mestre de sua própria mente e fornecer estrutura e direção a ela - em vez de deixar seu comportamento ser ditado pelas emoções do dia ou ceder à procrastinação. "É verdade que todo mundo provavelmente sofre de procrastinação", diz Lavelle.
A procrastinação não está apenas adiando tarefas e projetos. Também inclui a leitura de e-mails, mas não a ação ou a aceitação de uma reunião que você sabe que não resultará em nada valioso. Em vez disso, você deve dividir seu tempo em blocos para escrever, revisar, responder a e-mails etc. O uso de cada bloco para concluir uma tarefa e, em seguida, passar para o próximo, aumenta sua produção.
"Defina um sistema baseado em tarefas", aconselha Lavelle. "Especifique as coisas que você precisa fazer para o dia e depois leve-as uma a uma até que estejam prontas. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo." Para ajudar a manter o controle, aprenda as 20 maneiras pelas quais os trabalhadores inteligentes mantêm a calma enquanto estão sob pressão.
57 Cortar a viagem do café
Comprar seu café da manhã pode ser rotineiro, mas você pode não perceber quanto tempo está realmente desperdiçando. Considere se você pode ajustar suas rotinas diárias ou talvez cortar algumas delas completamente. "Na próxima vez que você tomar seu café da manhã, inicie o cronômetro no telefone assim que se desviar para concluir essa tarefa", aconselha Lavelle. "Você ficará surpreso ao poder pegar sua hora excluindo esta tarefa desperdiçada e pensar no dinheiro que economizará", diz Lavelle.
Considere fazer seu café em casa. Você pode prepará-lo da maneira que você gosta e também está economizando dinheiro para investir em outro lugar. Mais importante, você economiza tempo que pode ser usado para uma tarefa importante durante esse período matinal de alta energia. Temos cerca de 15 excelentes cafeteiras que você pode usar para preparar sua bebida matinal em casa
58 Usar modelos
"Encontre modelos para planos de projeto, suas ferramentas de software de gerenciamento de projetos, relatórios e muito mais: tudo isso ajuda a economizar tempo", escreve Elizabeth Harrin no Guia de Gerenciamento de Projetos de uma garota. "Por exemplo, leva muito tempo para personalizar sites do SharePoint para fazê-los funcionar da maneira que você deseja para o gerenciamento de projetos e portfólio. Quer você esteja gerenciando tarefas como membro da equipe de projeto ou um conjunto de projetos no Portfolio Office, você pode economize muito tempo usando modelos que estendem o SharePoint além do que é oferecido pronto para uso ".
59 Escreva relatórios à medida que avança
Outra dica de Harrin: em vez de esperar até que um projeto termine para escrever um relatório, comece a redigí-lo à medida que o projeto estiver acontecendo. "No final do período do relatório, ainda haverá alguns bits em amarelo que precisam ser atualizados ou removidos, mas a maior parte das atualizações será feita e não vou me esforçar para lembrar o que aconteceu de significativo", diz Harrin.
Após um grande projeto, ter que procurar detalhes e movimentar sua memória pode levar uma quantidade enorme de tempo que poderia ter sido economizada se você apenas anotasse as coisas como elas aconteceram.
60 Consolidar
"Passar de uma atividade para outra é uma grande perda de tempo", escreve a organizadora profissional Ramona Creel. "Se você arquivar um pedaço de papel, fazer uma ligação e enviar um e-mail, depois arquivar outro pedaço de papel, seu cérebro precisará mudar de marcha a cada passo. Em vez disso, tente concluir todo o tipo de tarefa antes de passar para o próxima tarefa. Faça todas as suas chamadas, faça todos os seus pedidos e envie todos os seus e-mails. Você descobrirá que se move mais rápido e realiza mais em menos tempo quando está em um ritmo ".
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