Quando Chris Flint conseguiu seu primeiro emprego como gerente, como chefe de desenvolvimento de filiais na Securities America, ele imediatamente instituiu uma reunião semanal da equipe. E porque não? Flint estava de olho no escritório da esquina, e acompanhar a produtividade de sua equipe era essencial para chegar lá. "Infelizmente, essa não era a maneira de fazê-lo", ri Flint, que finalmente chegou à mesma conclusão que o humorista Dave Barry - que as reuniões são como funerais: "Você tem um grupo de pessoas que estão vestindo roupas desconfortáveis e preferem estar em outro lugar. A principal diferença é que a maioria dos funerais tem um propósito definido ".
Só para ter certeza, a Microsoft pesquisou 38.000 executivos em todo o mundo e encontrou consenso. Mais de dois terços consideraram que as reuniões eram improdutivas e ineficazes. Flint resolveu seu problema dividindo sua hora semanal de atualização em sessões curtas com funcionários individuais. Veja como maximizar suas próprias assembléias de equipe. E se você se encontra do outro lado, como participante e não como chefe, aqui estão 14 maneiras de conquistar sua próxima reunião - e talvez você mesmo acabe na cadeira do chefe.
1 Presença de limite
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Aplique o mesmo princípio às reuniões que você faz nas malas: quanto mais você tenta se encaixar, mais pesadas elas se tornam. Como regra geral, inclua participantes (tomadores de decisão e principais implementadores), não observadores (equipe não essencial), diz Morte por reunião: uma fábula de liderança… Sobre a solução do problema mais doloroso nos negócios O autor Patrick Lencioni.
2 Crie uma agenda
A desorganização é a maior reclamação entre os trabalhadores que participam de reuniões de negócios, de acordo com uma pesquisa da Opinion Research USA. Além de listar os tópicos a serem abordados, conceda a cada item um prazo. "Isso manterá o diálogo avançando", diz Lencioni, que também aconselha deixar sua equipe definir a agenda. "Se eles souberem que a reunião será relevante para eles, estarão ansiosos por isso".
3 Injete um pouco de drama
Boas reuniões, como bons filmes, atraem seu público nos primeiros minutos. Se você explica as conseqüências do excesso de gastos departamentais ou como a concorrência está intensificando seu jogo, "é fundamental que as pessoas saibam o que está em jogo", diz Lencioni. E use sua linguagem corporal para transmitir o argumento - essa é uma das quatro maneiras de ser instantaneamente um chefe melhor.
4 Fique na pista
Idealmente, sua agenda agirá como um navegador GPS, impedindo que alguém desvie o curso. Caso contrário, incentive as pessoas a falar nas manchetes, oferecendo conclusões primeiro e depois apoiando-as com fatos ou detalhes. Além disso, crie uma lista que não esteja na agenda para tópicos fora dos limites da reunião.
5 Acompanhamento
Quando as decisões forem tomadas, defina imediatamente os prazos para que sejam executados. "Um motivo pelo qual as pessoas acham as reuniões perturbadoras é que não veem resultados", diz Lencioni. "Seu trabalho é mostrar a eles que as reuniões são como as coisas são feitas."
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