De todas as coisas que causam uma quantidade ridícula de estresse na vida, o e-mail é definitivamente um grande negócio. E, considerando que um estudo constatou que 28% da semana média de trabalho é gasta lendo e respondendo a e-mails, é definitivamente algo que vale a pena tentar descobrir como lidar melhor. Sejam os e-mails noturnos do seu chefe que o estão levando à loucura ou apenas a enorme quantidade de e-mails entupindo sua caixa de entrada em geral, aqui estão 27 maneiras de você começar a ser um usuário de e-mail sem estresse agora. E para saber mais sobre como dominar essa arte todos os dias, veja os 17 Hacks de e-mail geniais que melhorarão sua vida.
1 Cancelar inscrição. Cancelar subscrição. Cancelar subscrição.
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Você já recebe muitos e-mails de pessoas que conhece, portanto, todos os e-mails que chegam de lojas, publicações on-line e outros lugares aleatórios estão sobrecarregando ainda mais sua caixa de entrada. Passe e cancele a inscrição nos lugares que você não gosta. E se houver muitos itens para gerenciar por conta própria, use um serviço como o Unroll.me que pode ajudá-lo a livrar sua caixa de entrada de centenas de assinaturas estressantes em minutos.
2 Fique offline durante as férias.
Férias significa não ter que receber uma única solicitação sua, mesmo no formulário de e-mail. Então, por que você ainda está verificando durante o seu tempo livre? No momento em que você sai para a viagem, envia uma mensagem de ausência para quem envia algo do seu jeito - e não ouse pensar em fazer o check-in. Claro, os gerentes não são exatamente os melhores em dar pessoal aos funcionários quando estão fora do relógio, mas você tem todo o direito de aproveitar seu e-mail de férias e sem estresse. Desintoxicação digital, aqui você vem. E para obter maneiras mais incríveis de aproveitar ao máximo seu email, confira as 15 maneiras pelas quais você está escrevendo emails errados.
3 Coloque papel e caneta.
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Às vezes, ser um usuário de e-mail livre de estresse significa se afastar da tecnologia e pegar uma boa caneta e papel. De acordo com uma pesquisa da Harvard Business School, anotar uma "lista de respostas" de quais emails recebidos você precisa endereçar podem ajudá-lo a passar por eles com mais eficiência. Depois de fazer sua lista, responda ao que realmente precisa ser respondido e esqueça o resto.
4 Use o recurso "Resposta inteligente" do Gmail.
5 Limite seu email a um dispositivo.
Hoje em dia, você tem acesso ao seu e-mail em todos os lugares que usa: seu laptop, telefone, tablet e relógio inteligente (se você tiver um desses). Sim, são muitas notificações. Uma pesquisa do Future Work Center constatou que aqueles que receberam e-mails em seus dispositivos apresentaram níveis mais altos de estresse - são dados demais para uma pessoa lidar e ainda permanecer saudável. Em vez disso, tente verificar apenas seu email em um dispositivo, não em todos eles. E para mais maneiras de dominar essa arte cotidiana, não perca os 15 e-mails comerciais frios que o diferenciam.
6 Verifique seu email apenas em determinados horários.
7 E definitivamente não verifique de manhã ou à noite.
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A tecnologia permite que as pessoas trabalhem 24 horas por dia, sete dias por semana, se quiserem: você realmente nunca precisa se desligar. Definitivamente, é uma boa coisa manter partes do seu dia sem e-mail. De acordo com o pessoal do Future Work Center, os participantes da pesquisa disseram que checar suas mensagens pela manhã ou mais tarde à noite aumentou seus níveis de estresse. E como não pode? Você está vendo coisas que resultam em mais pressão do seu chefe, de seus conhecidos e de todos os outros em sua vida. Ao desligar, você finalmente terá a chance de se reenergizar.
8 Preencha o campo "para" por último.
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Quantas vezes você enviou um email antes de estar pronto para enviá-lo? Ou percebeu que cometeu um erro depois de tocar nesse botão? Como qualquer pessoa pode atestar, não é um sentimento bom. O Gmail possui um recurso "Desfazer" que permite, por um curto período de tempo, "não enviar" emails, mas existe uma maneira fácil de evitar contratempos. Até que seu email seja revisado e esteja pronto para ser usado, deixe o campo "Para" vazio. Depois, quando estiver pronto para enviar, digite o nome do destinatário e envie seu e-mail sem que algo dê errado.
9 Não deixe seu email aberto o dia inteiro.
Se você é o tipo de pessoa que sempre tem o email aberto e constantemente distrai minhas mensagens recebidas, pare com esse hábito imediatamente. De acordo com dados da pesquisa do Future Work Center, aqueles que assistem seus e-mails o dia inteiro sofrem mais pressão com esses e-mails. Portanto, mantenha seus check-ins no mínimo para diminuir o estresse.
10 Vá pela sua caixa de entrada em ordem.
É comum acessar sua caixa de entrada procurando os e-mails de mais alta prioridade para responder primeiro, mas, segundo o escritor Brian Christian, isso acabará sendo um grande desperdício de tempo. Em vez disso, ele diz para começar do topo e depois seguir seu caminho, decidindo o que precisa ser respondido e o que não é necessário até que você passe por todo o caminho.
11 Defina uma parada forçada.
Dizer que você não verificará seu e-mail à noite pode funcionar, mas você sabe o que funciona ainda melhor? Definindo um horário de corte real, você não poderá mais digitalizar sua caixa de entrada. Em vez de deixar a regra tão aberta, ter um momento exato para desligar e aproveitar sua noite sem e-mail faz uma enorme diferença em seus níveis de estresse. E, para obter mais maneiras de desassossegar e des-tech, aprenda as 20 maneiras geniais de matar o tempo sem um smartphone.
12 notificações de silêncio.
Não importa quantas vezes você defina para verificar seu e-mail ao longo do dia, você nunca deve receber essas notificações. Sejamos realistas: ver esses pings aparecerem inegavelmente ainda o estressará. Simplesmente desligá-los e manter a área de trabalho e o telefone um pouco mais silenciosos faz toda a diferença no seu bem-estar.
13 Mantenha sua caixa de entrada limpa e organizada.
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Assim como você mantém seu espaço de trabalho limpo, também deseja manter sua caixa de entrada em ordem. De acordo com uma pesquisa da Universidade de Michigan, uma maneira de ajudar a gerenciar o estresse do email é tirar proveito de alguns dos organizadores internos disponíveis na sua caixa de entrada. Crie pastas para organizar seus e-mails por categoria, identifique e priorize seus e-mails e configure filtros para organizar os e-mails à medida que eles chegam à sua caixa de entrada.
14 Não leia e-mails no fim de semana.
Se pode não parecer que você está trabalhando no fim de semana, se está apenas acompanhando os emails que estão chegando, mas, ao fazer isso, não está se permitindo realmente desligar e reenergizar durante a próxima semana. Se a tentação estiver sempre lá, exclua seu aplicativo do Gmail do telefone na sexta-feira após o trabalho e coloque-o de volta na segunda-feira. (Tempos desesperados exigem medidas desesperadas.) Ou configure um serviço que interrompa sua caixa de entrada.
15 Pause sua caixa de entrada.
Para pausar sua caixa de entrada, use uma ferramenta como Pausa na caixa de entrada, que funciona para o Gmail e o Outlook. Basicamente, ele impede que novos e-mails sejam recebidos até que você decida permitir novamente. Seja durante o dia em que você está tentando aproveitar seus fins de semana, certamente você ficará tranqüilo.
16 Aproveite os serviços organizados por email.
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Se apenas olhar na sua caixa de entrada faz você se sentir sobrecarregado por causa das centenas de e-mails não abertos que você ainda não enviou, use um serviço como o Sane Box. Ele ajuda você a limpar sua caixa de entrada e organizar o que está lá, colocando e-mails importantes onde você pode vê-los, enviando e-mails distraídos para uma pasta que você pode ver mais tarde e colocando boletins e assinaturas em um só lugar. Basicamente, ele se tornará seu melhor amigo do estresse. E, para obter mais maneiras de se livrar da arma do estresse tecnológico, aprenda as 20 maneiras pelas quais as mídias sociais nos estressam.
17 Classifique sua caixa de entrada por meio do aplicativo.
Uma das maneiras mais fáceis de organizar sua caixa de entrada é fazê-lo através do Sortd, que permite organizar tudo lado a lado. Com sua caixa de entrada à esquerda e listas de categorias à direita, você pode arrastar e-mails para diferentes seções personalizáveis - como "fazer" e "concluir" - para obter um visual menos estressante na sua caixa de entrada.
18 Não durma no BCC.
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Você já foi pego em uma rede de e-mails com os quais não queria absolutamente nada? Às vezes, se você faz uma introdução entre duas pessoas, acaba entrando na vida deles e continua recebendo pings sobre coisas que não se aplicam a você. Se você for uma das pessoas que andam de um lado para o outro, poupe um pouco de estresse à terceira roda e mova-as para o BCC - a "cópia oculta" - depois da introdução. E se você é o único envolvido na loucura, pergunte se as outras pessoas do grupo podem adicioná- lo ao BCC para mantê-lo fora do circuito.
19 Converse com seu chefe.
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Se você não sabe quais são as expectativas do seu chefe em relação a responder e-mails depois do expediente, converse com eles sobre o que eles estão procurando nos tempos de resposta, dizem pesquisadores da Michigan State University. Espero que eles valorizem o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e não esperem que você volte a eles sobre coisas tarde da noite ou nos fins de semana, permitindo que você relaxe completamente quando estiver de folga. E se você quiser ter certeza de que a convenção vai muito bem, prepare-se com os 15 sinais de que seu chefe é um psicopata.
20 Tire uma "férias por e-mail".
Às vezes, pode ser realmente difícil fazer as coisas apenas sabendo que seu e-mail está lá esperando que você faça a varredura. Se você precisar de tempo ininterrupto para trabalhar em um projeto, informe à sua equipe que está tirando férias por e-mail - desconectando metade do dia para se concentrar e concluir o trabalho - sugerem pesquisadores da Universidade de Michigan.
21 Mantenha as coisas organizadas por prazo.
22 Use a regra dos 3 segundos
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Não, essa regra não tem nada a ver com comida caída no chão. De acordo com John M. Grohol, Psy.D., as pessoas perdem muito tempo tentando descobrir o que fazer com certos e-mails. Em vez disso, esse processo não deve demorar mais de três segundos. Para manter os níveis de estresse baixos, decida rapidamente se deseja responder, excluir, arquivar ou salvar um email para mais tarde. Pode parecer uma decisão precipitada, mas ajudará você a abrir sua caixa de entrada muito mais rapidamente.
23 Use o recurso de agendamento.
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Às vezes, quando algo não é urgente, você não tem vontade de enviar e-mails sobre isso imediatamente. Em vez disso, livre-se de algum estresse escrevendo-o e agendando-o para o envio alguns dias depois, recomende o pessoal da Harvard Business School. Dessa forma, você tira do seu peito, mas ainda tem um tempo antes de ter que lidar com isso novamente.
24 Altere e-mails "não lidos" para "lidos" em massa
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Depois de acessar um certo número de e-mails não lidos, não há como voltar atrás: você nunca percorrerá todos eles e, com toda a honestidade, provavelmente já deve ter abordado os que eram super importantes de qualquer maneira. Para diminuir o estresse resultante da exibição de "3.478 e-mails não lidos" todos os dias, altere-os para leitura em massa. Todo sistema de email é diferente, mas o processo geralmente é bastante fácil. (Você também pode excluí-los em massa, mas isso pode ser ainda mais estressante, sabendo que eles acabaram de…).
25 Mantenha uma divisão trabalho-pessoal.
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É difícil manter as coisas em ordem quando você tem seus e-mails pessoais e de trabalho em um só lugar. Segundo a especialista em produtividade Paula Rizzo, é por isso que você deve tentar o máximo possível para mantê-los separados. "Dessa forma, você estará em mentalidades diferentes ao examinar cada um deles. Torna muito mais fácil gerenciar quando você conhece os tipos de e-mails que verá antes de abrir sua caixa de entrada. Torna a priorização muito mais fácil também, " ela diz.
26 Sinta-se à vontade para ignorar certos emails.
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Pode parecer assustador ignorar e-mails, mas, acredite ou não, nem tudo precisa ser respondido. Se você escolher os pesquisadores da Harvard Business School, é uma maneira fácil de se livrar de um pouco de estresse: se algo é tão importante, é algo que surgirá novamente.
27 Não resolva conflitos por email.
Duelar isso por e-mail pode parecer muito melhor do que fazer cara a cara, mas nunca acaba bem. De acordo com uma pesquisa da Universidade de Michigan, é uma má idéia resolver conflitos em sua caixa de entrada e só causará mais estresse no final. Em vez disso, encontre-se pessoalmente ou ligue para eles para lidar com as coisas de uma maneira mais eficaz. E, para ter uma incrível experiência no escritório, aprenda os 60 Melhores Hacks de Produtividade em 60 Segundos.
