Se você está tendo dificuldades para fazer as coisas no trabalho, dê uma olhada ao seu redor. O seu espaço de trabalho está uma bagunça? Além de ser visualmente desagradável, ter uma mesa desorganizada pode dificultar o foco e o processamento de informações, de acordo com uma pesquisa publicada no Journal of Neuroscience. A desordem concorre pela sua atenção e cria estresse, ansiedade e culpa. Em outras palavras, tem que ir.
Mas quando você está olhando para uma bagunça gigante, cuidar dela pode parecer impossível. Felizmente, organizar e manter sua mesa organizada não é a tarefa intransponível que pode parecer à primeira vista. Contanto que você esteja disposto a ser cuidadoso e firme, manter a mesa organizada é realmente bastante simples - e mais importante, vale a pena a longo prazo. Comece com estas 20 dicas fáceis para manter sua mesa organizada e você desfrutará de mais espaço físico, mente mais clara e maior produtividade em pouco tempo. E para obter mais maneiras de arrumar tudo, domine as 40 maneiras geniais de ser mais organizado depois dos 40.
1 Criar espaço pessoal
Há coisas que você traz para o trabalho todos os dias que precisam ir a algum lugar. No entanto, em vez de jogar a bolsa, a carteira, o telefone ou as chaves em cima da mesa - para atrapalhar o dia todo - designe uma área específica para os objetos necessários, mas que geralmente causam confusão. Melhor ainda, sempre que possível, mantenha seu telefone fora da vista e você reduzirá a quantidade de distração que sentirá em sua mesa. E para mais maneiras de melhorar sua vida, confira estes 30 truques geniais que tornarão sua vida mais fácil.
2 Organize também a área de trabalho do computador
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Você poderia ter uma mesa absolutamente impecável e estéril que deixaria o mais minimalista estritamente orgulhoso, mas se a tela do seu computador for um labirinto de pesadelos de ícones e arquivos não classificados, ainda há trabalho a ser feito. As bagunças digitais também contam como lixo e podem ser surpreendentemente perturbadoras quando você está tentando se concentrar. Pelo menos uma vez por semana, limpe todos os arquivos perdidos da área de trabalho e aninhe pastas em outras pastas se precisar tornar a tela inicial mais otimizada. E para obter mais maneiras de transformar seu computador em uma força organizacional, descubra os melhores fundos de desktops para maximizar sua produtividade.
3 Faça uma purga
Provavelmente não é preciso dizer, mas se você quiser organizar sua mesa, precisará fazer uma limpeza. Percorra todos os itens da sua mesa e pergunte a si mesmo se você realmente precisa. Mantenha o que você faz; jogue as coisas que você não faz. E seja honesto: você só está piorando as coisas alegando que o menu de comida de um restaurante agora fechado é "essencial". Faça certo da primeira vez e você terá feito um progresso significativo em direção a uma mesa mais calma.
4 Faça uma limpeza diária
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No final de cada dia, limpe a mesa antes de sair. Isso fará com que você guarde tudo o que resta na área de trabalho, o que significa que você começará a trabalhar todas as manhãs com uma mesa limpa e um novo começo.
5 Trabalhe em uma coisa de cada vez
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Você pode pensar que é especialista em multitarefa, mas a verdade é que a multitarefa é quase cognitivamente impossível. Em vez de tentar e falhar, concentre sua atenção em uma única tarefa de cada vez. Para minimizar ainda mais a desordem, faça com que a única coisa em que você está trabalhando ocupe espaço em sua mesa - todo o resto deve ser guardado. E se você é um multitarefa sem esperança, deve conhecer essas 20 maneiras de tornar sua vida mais difícil do que precisa.
6 Digitalize seus documentos
Quer se livrar daquelas pilhas de papel que bagunçam sua mesa? Seja digital. Qualquer coisa que você não precise absolutamente de uma cópia física deve ser digitalizada. Salve os arquivos como PDFs e você terá um diretório muito mais pesquisável e conveniente do que um arquivo. Você também deve digitalizar papéis dos quais precisa salvar cópias físicas, mas encontre um espaço de armazenamento para eles em outro lugar do seu espaço de trabalho, se possível, pois provavelmente você raramente precisará acessá-los.
7 Utilize um sistema de duas bandejas
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Em vez de manter pilhas de projetos espalhadas por toda a sua mesa, implemente um sistema de duas bandejas de organização de papéis. Uma bandeja é para novos papéis que ainda precisam ser tratados. A outra bandeja é para papéis que foram revisados e precisam ser endereçados ou arquivados. E para mais maneiras de se transformar em um cavalo de batalha de escritório de boa-fé, confira estas 15 maneiras de dobrar sua produtividade na metade do tempo.
8 Concluir tarefas o mais rápido possível
Uma regra para evitar a procrastinação é que, se algo levar menos de dois minutos, faça-o agora. Da mesma forma, se algo no trabalho levar menos de 15 minutos, basta fazê-lo. Faça o projeto o mais rápido possível, para que você possa arquivá-lo e desviá-lo, mental e fisicamente. Quanto mais cedo você concluir uma tarefa, mais cedo irá parar de distraí-lo e mais cedo também deixará de ocupar um espaço precioso em sua mesa.
9 Go Digital
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Adquira o hábito de usar religiosamente seu calendário digital para acompanhar projetos, memorandos e aplicativos de anotações como o Keep para listas de tarefas e lembretes. Quando você chega ao ponto em que tudo entra automaticamente em um programa, você elimina a necessidade de post-its e fica um passo mais perto de um ambiente de trabalho sereno.
10 Mantenha um notebook à mão
Realisticamente, nem tudo pode ir diretamente para o seu telefone; portanto, mantenha um bloco de notas à mão para anotar coisas, como números de telefone e lembretes. Embora adicionar outro item à sua mesa possa parecer contra-intuitivo, ter um caderno à mão mantém todas essas idéias e informações importantes consolidadas, em vez de espalhadas pela mesa em uma coleção de papéis, envelopes e menus.
11 Classificar as coisas por importância
A melhor maneira de classificar as coisas é por importância. Quando você estiver tentando descobrir onde guardar algo em sua mesa, pergunte-se com que frequência você usa ou precisa. Se não for muito frequente, coloque esse item em algum lugar menos acessível que os itens que você usa todos os dias.
12 Pegue uma lixeira
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Coloque uma lata de lixo ao lado ou embaixo da sua mesa. Essa lata de lixo é sua nova melhor amiga. Assim que algo que você não precisa aparecer na sua mesa, jogue-o fora. Quanto mais a pilha se acumular, mais você se acostumará e maior será a probabilidade de deixá-la permanecer indefinidamente. Para obter melhores resultados, obtenha um pouco de lata de reciclagem para que você possa descartar instantaneamente documentos que também não são mais necessários. Faça bom uso de ambos para manter a desordem no mínimo.
13 Amarre seus cabos
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A desorganização não é apenas o que está dentro ou sobre a sua mesa: é também o que está por baixo e por trás do seu espaço de trabalho. Se houver um emaranhado de fios à vista, isso causará uma distração. Para minimizar a distração que esses cabos podem causar, pegue algumas presilhas e junte-os em pequenos pacotes bem organizados e depois guarde-os para que você não precise olhar para eles.
14 Mantenha a eletrônica escondida
Provavelmente, não há necessidade real de você ter o modem e o roteador em sua mesa, olhando sem graça e piscando para você. Coloque-os no chão ou em uma gaveta para criar um espaço de trabalho mais agradável e menos distraído.
15 Atire canetas e lápis que você não usa
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Canetas e lápis podem acumular-se sem nenhum esforço real de sua parte. Mas você não tem nenhuma obrigação de manter qualquer uma das esferográficas secas que apareceram em sua mesa durante o ano. Tente reduzir para duas canetas e dois lápis - isso não apenas manterá a desordem no mínimo, mas também manterá você consciente de não emprestá-las àquele colega de trabalho que nunca devolve as coisas.
16 Criar uma estação de carregamento
Em um mundo ideal, você pode transformar uma das gavetas de sua mesa em uma estação de carregamento para seu telefone, fones de ouvido, baterias de reserva e todas as outras coisas que inevitavelmente acabamos carregando conosco. Mas, se isso não for possível, crie uma estação de carregamento atrás do monitor, onde esses itens ficarão (principalmente) fora da vista - e, esperançosamente, fora da mente.
17 Segmente sua mesa
Você provavelmente passa a maior parte do dia no computador, mas ainda deve ter uma área da sua mesa designada para trabalhos que não são em computadores. Você pode revisar documentos, ler e abordar sua lista de tarefas lá, em vez de misturar um monte de miscelânea com a área de computadores e criar um caos indevido.
18 papéis por dia
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No final de cada dia, repita todos os seus trabalhos. Analise e determine quais precisam ser digitalizadas, arquivadas ou fragmentadas e faça isso antes de sair. Essa é uma daquelas tarefas que serão uma dor gigantesca na primeira vez, mas levarão menos de cinco minutos depois que você adquirir o hábito de manter uma mesa organizada.
19 Arrumar material de escritório
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Se você estiver usando um caddy de mesa para guardar seus materiais de escritório, más notícias: mesmo quando suas coisas são "guardadas", ainda estão criando confusão visual. Se possível, coloque um espaço na gaveta da mesa para guardar o material de escritório, especialmente os que raramente são usados. Uma bandeja de utensílios é uma ótima maneira de manter as coisas organizadas e fáceis de encontrar.
20 Faça uma limpeza profunda semanal
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Uma vez por semana, dê uma olhada completa na sua mesa para lidar com os papéis ou o lixo que você perdeu, para reorganizar os materiais de escritório que caíram no lugar da bandeja, as pastas que foram extraviadas ou os arquivos que de alguma forma conseguiram para entrar na área de trabalho do computador. Quanto mais você faz manutenção durante a semana, menos tempo isso leva. E depois de controlar sua mesa, não deixe de dominar as 20 maneiras geniais de tornar o trabalho mais divertido.
