Quando se trata de e-mail, você pode pensar que sabe tudo o que há para saber. Afinal, a maioria de nós envia e recebe uma média de 121 e-mails por dia , de acordo com a empresa de pesquisa de mercado de tecnologia The Radicati Group. Mas mesmo que você gaste uma parte significativa de cada dia trabalhando na sua caixa de entrada, ainda assim poderá aprender uma coisa ou duas. Na verdade, existem várias regras de etiqueta de e-mail que iludem você e muitas outras pessoas regularmente em sua lista de contatos. Quer ter certeza de que você está sendo educado eletronicamente? Aqui estão as 17 regras de ouro para enviar por e-mail que você provavelmente não sabia, mas precisa saber.
1 Responda no minuto em que você receber um email, mesmo que precise de mais tempo.
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Ninguém gosta de receber uma resposta a um email semanas depois de enviá-lo. De fato, uma pesquisa de 2018 realizada pela empresa de consultoria Toister Performance Solutions revelou que 41% das pessoas esperavam uma resposta por e-mail de seus colegas de trabalho em menos de uma hora. (Comece a redigir notas de pedido de desculpas ao seu departamento de contabilidade agora!)
Obviamente, algumas respostas por e-mail exigem que você pense sobre seus pensamentos e redija uma mensagem medida. Nesses casos, a solução é fácil: responda em alguns minutos para que o remetente saiba que você recebeu a mensagem, mas precisa de um pouco mais de tempo para resolver as coisas. Dessa forma, eles sabem que você levou o email deles em consideração e não estão simplesmente ignorando-os.
2 Use "Responder a todos" com cuidado.
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Há uma diferença crucial entre as opções "Responder" e "Responder a todos". E, no entanto, muitos usuários de email infelizmente não percebem isso. Caso você seja um deles, saiba que, quando você escolhe o último, todos os destinatários que receberam CC na mensagem original recebem sua resposta - e, na maioria das vezes, você não precisa inundar as caixas de entrada de todos.
Essas mensagens em massa desnecessárias são um flagelo, existe um termo coloquial para descrevê-las: "Responder a todo o local". Então, da próxima vez que responder a um e-mail em massa, considere quem realmente precisa ler sua resposta: a empresa inteira ou apenas o remetente original?
3 Se você deseja uma resposta de alguém, não o faça com CC.
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Quando você envia um e-mail para alguém em um e-mail - o que significa que você está "copiando-o" - normalmente indica que você deseja mantê-lo em contato com a conversa, mas não está necessariamente procurando uma resposta. E, como adverte a profissional de treinamento Dannielle Walz, o uso indevido da opção CC pode levar a problemas de comunicação.
"Ao colocar seus colegas no CC em muitos e-mails, eles podem começar a parar de vê-los como importantes e colocá-los diretamente em uma 'pasta de referência' ou 'pasta de leitura posterior'", escreveu ela em um post do LinkedIn. "Isso pode levar à perda de informações importantes no futuro."
Portanto, se você espera uma resposta de alguém, coloque o endereço de email no campo "Para" e use a função "CC" com moderação.
4 Entenda quando e quando não usar o Cco.
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O campo BCC é ainda mais complicado, fugindo constantemente até dos usuários de email mais experientes. Mas vamos resumir: BCC significa "cópia oculta", portanto, embora seja semelhante ao CC-ing, o BCC-ing não exibe o email dessa pessoa para outros destinatários, o que significa que ninguém mais na cadeia verá que você incluí-los.
Então, quando é bom usar o Cco? A revista Hillel Fuld da Inc. diz que é estritamente para emails em massa ou quando alguém o apresenta por email a outra pessoa.
"Em todos os outros casos, quando você envia um e-mail para alguém e para o BCC, você está sendo desonesto - goste ou não", observa Fuld. "Você está enviando um e-mail para a Pessoa X e sem que eles saibam, deixando a Pessoa Y espionar sua conversa. A Pessoa X não tem idéia de que alguém esteja lendo este e-mail; quando, na realidade, você o enviou secretamente para outra pessoa."
5 Use pontos de exclamação com moderação.
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É fácil colocar um ponto de exclamação nos seus e-mails aqui e ali, mas tente não criar um hábito. Embora eles sejam historicamente usados para indicar entusiasmo, em um e-mail, os pontos de exclamação podem ser facilmente confundidos com falsidade ou agressividade passiva.
"O uso do ponto de exclamação desnecessário no email pode facilmente destruir o significado subjacente do seu texto", explica Anna Verasai no HR Digest . "Use-o apenas quando precisar enfatizar algo que é importante. Pense em como seu leitor pode interpretar a mensagem quando a ler".
6 Seja cauteloso com o uso do humor.
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Todo mundo adora uma boa piada de vez em quando, mas como o tom pode ser mal interpretado quando não corresponde pessoalmente, é melhor deixar as piadas fora dos seus e-mails. "Reserve o humor para uma ligação telefônica ou pessoalmente", escreveu David Silverman, professor de redação comercial, na Harvard Business Review . "Dessa forma, quando há um silêncio atordoado do outro lado da linha ou do outro lado da mesa de conferência, eu poderia dizer: 'Acho que você pode não perceber o quão engraçado eu me considero ser, e, dado que, eu Acredite que vou parar agora."
Mas falando sério: um estudo crucial de 2005 publicado no Journal of Personality and Social Psychology revelou que, embora os remetentes previssem que seus destinatários podiam decifrar com precisão seu tom 80% das vezes, na verdade, os destinatários eram capazes de ler com precisão apenas 56% do tom. Tempo.
7 Pule a gíria.
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Com o surgimento das mensagens instantâneas, as formas reduzidas do idioma inglês tornaram-se mais amplamente usadas - como "u" para "você" ou "quero" em vez de "desejar". Mas, assim como o humor nem sempre é grato quando se trata de e-mails, a gíria é uma proibição semelhante. De acordo com uma pesquisa da OnePoll, 37% das pessoas pensaram que o uso de gírias no local de trabalho era inaceitável e 55% disseram ignorar o "lol" quando se trata de enviar um e-mail ao seu chefe.
8 Preste atenção na linha de assunto.
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As linhas de assunto são simples, mas necessárias. E como a maioria dos e-mails é lida em dispositivos móveis - 55%, de acordo com a empresa de entrega de e-mail Return Path - é importante identificá-los. Linhas de assunto curtas, concisas e diretas são as melhores. O objetivo do seu email deve ser claramente indicado e você deve limitá-lo a cinco palavras ou menos, porque os dispositivos móveis cortam qualquer palavra depois disso.
9 Inclua uma assinatura.
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Você já recebeu um email de alguém e se perguntou: "De quem é isso?" Embora o endereço do remetente possa lhe dar algumas pistas sobre quem eles são, às vezes não é suficiente. Uma assinatura no final do seu email pode informar imediatamente o destinatário sobre quem você é, o que faz e como eles podem entrar em contato com você.
O pessoal da agência de marketing integrada Ocreative diz que ter uma caixa de assinatura de email é "como entregar um cartão de visita a uma pessoa toda vez que você envia um email". Se você ainda não possui uma, inclua uma assinatura que inclua seu nome completo, cargo, número de telefone, email, site e um logotipo comercial.
10 Lembre-se de KISS (mantenha-o curto e simples).
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O método KISS é algo que muitos de nós aprendemos no ensino fundamental, mas isso não significa que seja menos necessário mais tarde na vida. O Boomerang, um aplicativo de produtividade de email, pesquisou os principais métodos para obter mais respostas por email. O seu maior take-away? É melhor escrever como se você tivesse oito anos.
Sua pesquisa descobriu que os e-mails escritos no nível de leitura da terceira série tinham 36% mais chances de serem respondidos do que os escritos no nível de leitura da faculdade.
11 Chame a atenção para os anexos.
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Às vezes, os anexos são uma parte necessária do processo de email, mas você deve saber muito bem como usá-los antes de anexar com abandono. Em longas cadeias de e-mail, às vezes elas passam despercebidas ou são ignoradas, e anexos inesperados também tendem a não ser abertos porque os destinatários desconfiam de vírus eletrônicos.
A melhor solução é chamar seus anexos no corpo do seu email. A Grammarly diz que a melhor maneira de notificar o destinatário dos anexos é incluir uma mensagem no final do seu e-mail informando algo como "Anexei" ou "Consulte o anexo para obter mais detalhes".
12 Padronize sua fonte.
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Embora brincar com estilos e cores de fontes possa ser divertido, não há lugar para o Comic Sans rosa brilhante no mundo profissional. Como se vê, o uso de fontes é extremamente importante quando se trata de comunicação digital, de acordo com Colin Wheildon, autor de Type & Layout: você está se comunicando ou apenas criando formas bonitas? "É possível surpreender três quartos dos nossos leitores simplesmente escolhendo o tipo errado", disse ele à American Writers & Artists.
Então, quais fontes você deve usar quando se trata de e-mails? MageMail recomenda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.
13 Revise tudo.
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Ao escrever um e-mail, é provável que você cometa um erro; Afinal, você é apenas humano. No entanto, os erros nem sempre são esquecidos quando se trata de emails de trabalho. Em uma pesquisa gramatical de quase 2.000 entrevistados, 67% disseram que não era bom digitar erros em e-mails, enquanto apenas 6% consideraram um erro aceitável.
14 Digite o último endereço de e-mail.
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A maneira mais fácil de garantir que você não envie um e-mail antes que esteja pronto ou antes que ele seja liberado de erros de digitação? Aguarde até que tudo esteja em perfeitas condições antes de inserir o endereço de email do destinatário. Como você sabe, cometer erros de e-mail é um dos mais fáceis maneiras de causar uma impressão errada.
"Não é apenas a questão do profissionalismo", disse Karen Kessler, presidente da Evergreen Partners, à Forbes . "O que está em jogo é a reputação do funcionário e da empresa ou organização. Vimos decisões ruins por email levarem a consequências negativas para o funcionário - demissão - e também para a organização - litígios".
15 E verifique três vezes o nome do destinatário.
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Um grande erro que você deve evitar é digitar o nome do destinatário errado, portanto, verifique três vezes antes de clicar em enviar. Muitas pessoas veem o ato de digitar incorretamente um nome como preguiçoso e imprudente, principalmente quando a grafia correta está no endereço de email. O que você deve fazer se cometer esse erro acidentalmente? Kathryn Shanley, proprietária da My Red Pen Editing, diz que um pedido de desculpas imediato é a chave para manter sua credibilidade.
16 Para empresas profissionais, use um endereço de e-mail profissional.
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Embora seja bom usar um endereço de email pessoal quando corresponder a amigos ou familiares, mantenha-o fora do domínio comercial profissional. Isso é especialmente importante em uma situação de vendedor-consumidor. Uma pesquisa da GoDaddy em 2016 com 1.000 americanos revelou que 75% acreditam que ter um email profissional é um fator importante na confiança em um negócio on-line, e 33% duvidariam da legitimidade de um vendedor se usassem um endereço de email pessoal.
"Você nunca esquece uma primeira impressão, na vida real ou online", disse Steven Aldrich, diretor de produtos da GoDaddy, em comunicado. "Muitas vezes, sua primeira interação direta com um cliente ocorre por e-mail e, portanto, a aparência profissional nesse contexto é extremamente importante".
17 Lembre-se de que qualquer coisa pode ser compartilhada.
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Seja através do encaminhamento, do Cco-ing ou simplesmente piscando o telefone na cara de alguém, é importante lembrar que qualquer coisa que você escreve em um e-mail pode ser vista por alguém que não seja o destinatário pretendido. Portanto, toda a sua comunicação eletrônica deve ser profissional e livre de riscos. Afinal, os e-mails podem até ser admissíveis em tribunal, por isso é melhor nunca enviar nada que possa ser usado contra você mais tarde. E para mais maneiras de melhorar sua vida profissional, confira os 25 truques geniais para trabalhar de maneira mais inteligente e menos difícil.
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Kali Coleman Kali é editor assistente da Best Life.