Seis e três. É quantas horas, de acordo com um estudo recente encomendado pela gigante tecnológica Adobe, que os americanos gastam, em média, respondendo a e-mails todos os dias. Em outras palavras: você gasta um terço inteiro da sua vida acordada colado à sua caixa de entrada, respondendo a tópicos de mensagens que, francamente, poderiam ser resolvidos durante um bate-papo de cinco minutos na IRL. Alguém Tem que Ceder.
Felizmente, conseguir algo para dar é, em muitos casos, tão fácil quanto apertar um botão. Ao implementar uma série de táticas testadas e comprovadas, você pode reduzir em nada as horas gastas em email. Apenas pense: quanto tempo você economizaria se nunca mais tivesse que baixar manualmente um anexo? Ou então, se você pudesse retirar um e-mail enviado às pressas do éter, economizando o tempo (e em pânico!) Desenhando um e-mail do tipo "Sinto muito, não pretendia enviar esse"?
Sim, todo esse jujitsu da Internet é possível. Reunimos os 17 melhores hacks de e-mail que economizam tempo, melhoram a vida e aumentam a eficiência abaixo. Então continue a ler, porque essa caixa de correio zero aguardada aguarda. E para obter mais maneiras de aproveitar ao máximo suas 6, 3 horas, não perca 15 e-mails comerciais abertos a frio que o diferenciam.
1 Cancele a inscrição em massa.
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É uma boa aposta que sua caixa de entrada esteja tão confusa quanto um dormitório sênior durante as finais. Também é uma boa aposta que a maior parte dessa confusão se deva a e-mails diários ou semanais de varejistas, organizações e outros boletins que você pode ter se inscrito ao longo dos anos. Ao usar o Unroll.me, você pode rastrear todas as listas em que está - e cancelar a inscrição em qualquer uma das quais não deseja mais receber informações. De fato, um editor do Best Life conseguiu usar o Unroll.me para identificar 135 assinaturas. Quantos você vai aparecer? E quantos você poderia prescindir?
2 Ative os atalhos do teclado.
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Todos conhecemos os atalhos básicos do teclado. (Comando- A : selecione tudo. Comando- C : copiar. Comando- P : colar. Etc.) Mas os usuários do Gmail podem ativar um conjunto avançado de atalhos. Primeiro, vá para configurações. Clique na guia geral. No meio do caminho, você verá uma opção de atalhos do teclado, desativada por padrão. Ligue-o e você terá acesso a estas teclas fáceis:
- C : inicia uma nova mensagem
- Shift- C : inicia uma nova mensagem em uma nova janela
- D : inicia uma nova mensagem em uma nova guia
- F : encaminhar uma mensagem
- #: excluir uma mensagem
- Shift- I : marca uma mensagem como lida
- Shift- U : marca uma mensagem como não lida
- Comando S : salva uma mensagem
3 E depois automatize-os.
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Se você estiver com problemas para memorizar este compêndio de atalhos de teclado, o Keyrocket, um plug-in do Google Chrome, lembrará você enquanto você digita. (Não invasivo, é claro.) E para obter mais maneiras de se tornar uma máquina de produtividade, aprenda as 15 maneiras de dobrar sua produtividade na metade do tempo.
4 Use hashtags.
Sim, realmente, a ferramenta organizacional de assinatura das mídias sociais também funciona para email. Coloque uma hashtag ou duas no final da sua assinatura - a parte do email geralmente cortada, para que os destinatários não vejam nem julguem a tag "#workhardplayhard" - para facilitar a pesquisa. Basta digitar a hashtag no campo de pesquisa na parte superior da sua caixa de entrada e você verá todos os emails codificados com ela.
5 Ative a opção "não enviar".
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Todos nós já estivemos lá: você redige um email, envia para o éter e imediatamente percebe, oh não, que a mensagem não estava pronta para enviar. Acontece que você pode trazer suas mensagens de volta instalando um atraso útil. No Gmail, por exemplo, vá em configurações e depois em geral. Você encontrará o botão desfazer como a quinta opção. Ligue-o. Você pode selecionar em um menu suspenso com intervalos de 10 segundos; eles determinam quanto tempo você tem antes que sua mensagem seja enviada definitivamente.
6 Defina esse recurso para 10 segundos.
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Uma dica: se você usa o email como um serviço de mensagens instantâneas de fato, recomendamos que você defina o botão desfazer para 10 segundos. Dessa forma, suas respostas não serão enviadas com atraso de meio minuto. Não, 30 segundos não parece muito, mas vamos colocar desta maneira: se o seu serviço de mensagens instantâneas preferido (Slack, GChat, Facebook Messenger - tanto faz!) Mantivesse todas as mensagens enviadas por tanto tempo, seus contatos rapidamente ficariam irritados.
7 Ou apenas preencha o campo "para" por último.
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É um bom hábito a adotar, pessoal. (Veja os dois slides anteriores.)
8 Use este sinal.
"Para um e-mail que começa com uma saudação de 'oi' ou 'olá', um fechamento como 'o melhor' seria consistente", diz Patricia Napier-Fitzpatrick, fundadora e presidente da The Etiquette School de Nova York. "'Melhor', embora usado demais, é um dos fechamentos mais seguros em geral, porque é inofensivo e universalmente apropriado." É isso mesmo: apesar de seu uso excessivo, "Melhor" é a melhor maneira de assinar seus e-mails.
9 E esta assinatura de email.
Ao viajar, pelo menos, você deve renunciar a frases irritantes e fofas ("Por favor, perdoe qualquer erro de digitação". "Enviado do meu processador de 1, 21 gigawatt." "Enviado do meu iPhone - considere o ambiente antes de imprimir. ") em vez de algo simples, elegante e direto ao ponto:" Enviado da estrada ". De acordo com Ben Dattner, um treinador executivo, ele verifica todas essas caixas enquanto evoca uma vibração no estilo Kerouac. Não é de admirar que seja a assinatura One Smartphone Smartphone que todos deveriam ter.
10 E essa mensagem de ausência temporária.
De acordo com Jane Scudder, professora da escola de administração da Loyala University Chicago, quando você está preenchendo uma mensagem de ausência temporária, este é o formato que você deve seguir:
Obrigado pelo seu email. Sou OOO de terça-feira, 12 de junho a sexta-feira, 15 de junho, sem acesso a e-mail. Se isso for urgente, entre em contato em. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando voltar .
Para obter detalhes detalhados, como finalizar a mensagem no seu último dia de folga ou no seu primeiro dia de volta - ou incluir um número de telefone que não seja - basta consultar nosso guia francamente abrangente demais sobre o assunto.
11 Altere a densidade da tela.
Os usuários do Gmail podem escolher entre três densidades de exibição diferentes para sua caixa de entrada: confortável, aconchegante e compacto. A densidade da tela afeta apenas o espaço em branco existente entre cada mensagem na tela da sua caixa de entrada. É pouco mais que uma questão de preferência, mas pense nos termos de, bem, um trabalho de conclusão de curso. Confortável é como espaçamento duplo, onde aconchegante é espaçamento simples e compacto é semelhante ao espaçamento semi-alinhado.
12 Não se esqueça de arquivar.
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Você pode eliminar e-mails da sua caixa de entrada sem precisar eliminá-los totalmente da pasta de lixo. Ao "arquivar" mensagens individuais, elas ficam imediatamente ocultas da sua caixa de entrada e de todas as suas pastas. Mas você ainda pode localizá-los, se necessário, através da função de pesquisa. No Gmail, você pode arquivar instantaneamente as mensagens após abri-las, clicando no pequeno "x" que aparece ao lado da linha de assunto.
13 Siga a regra de dois minutos.
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Defendida por especialistas em produtividade de todos os tipos, a regra de dois minutos é uma maneira infalível de lidar com o estresse relacionado ao email. Eis como funciona: se você pode responder e esquecer um email em dois minutos ou menos, resolva-o imediatamente. Caso contrário, deixe-o de lado para mais tarde.
14 Lote suas respostas por email.
Para reduzir a quantidade de tempo que você passa colada na tela, envolvida em trocas de ideias, designe os horários do seu dia como períodos de "resposta a email". (Talvez seja uma hora da manhã e 90 minutos da tarde. Talvez sejam três horas depois do almoço. O que for melhor para você!) Em seguida, responda apenas a e-mails durante esses períodos de tempo - e nunca fora deles.
15 Limite seus e-mails com 140 caracteres.
Sim, assim como um Tweet (ou pelo menos um Tweet antes da revolução 280). Como Andrew Torba, CEO da Gab, a rede social, aconselhou em um post do Medium, é melhor manter seus e-mails o mais curtos possível. "Gostaria de ajudá-lo a resolver o problema X. Y e Z sugeriram que nos conectássemos. Você está livre para conversar?" Não há necessidade de saudações floridas.
16 Defina os anexos para o download automático.
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Se This, Then That (IFTTT), um aplicativo de otimização de email, pode ajudá-lo a definir um "idioma" específico, por assim dizer, que eliminará um monte de trabalho árduo do tipo intermediário. Por exemplo: se um e-mail recebido tiver um anexo, o IFTTT fará o download automaticamente para o seu Google Drive.
17 Não responda a e-mails depois do horário.
Não é segredo que os americanos estão sobrecarregados de trabalho - e, como revelou o estudo da Adobe, muito desse excesso de trabalho vem de emails frequentes. É por isso que, no início deste ano, os membros do conselho da cidade de Nova York apresentaram um projeto que tornaria ilegal para as empresas exigir que os funcionários verificassem e-mails fora do horário comercial. (É inspirado por uma lei atualmente em vigor na França, onde as empresas com equipes maiores que 50 precisam definir diretrizes rígidas sobre o trabalho após o expediente, ou então sofrem sanções financeiras.)
Ari Notis Ari é um editor sênior, especializado em notícias e cultura.