De acordo com um estudo da Workfront, um provedor de gerenciamento baseado em nuvem, o funcionário americano médio tem 199 emails não lidos ou não abertos em sua caixa de entrada a qualquer momento. Se esse número parecer alto, você tem sorte e se parecer baixo, talvez seja hora de revisar completamente seu estilo de comunicado. Mais importante, no entanto, não precisa ser assim. Embora o e-mail agora tenha se tornado sinônimo de algo avassalador, demorado e tedioso, não é tarde demais para cumprir seu faturamento como um meio rápido, simples e indolor de se comunicar.
A chave para gerenciar sua caixa de entrada - juntamente com a vigilância - é conhecer os truques do comércio. O fato é que há todo um conjunto de ferramentas de todos os tipos que foram desenvolvidas ao longo dos anos por pessoas que pensam com o mesmo objetivo, tentando apenas sair do e-mail não lido. Mas antes que você possa se beneficiar desses truques - se tornar um faixa preta na caixa de entrada -, você precisa aprender o que são. Portanto, sem mais delongas, reunimos 17 dos truques mais bacanas, sem sentido e muito necessários para ajudar a lidar com a natureza de sua caixa de entrada de uma vez por todas.
1 Jogue o jogo por email.
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O jogo de email é um jogo on-line que, depois de entrar na sua conta de email, torna divertido o gerenciamento da sua caixa de entrada. Essencialmente, ele percorre seus e-mails, solicitando que você tome medidas em cada um deles quando um timer clica, mantendo a pontuação com base em quantos e-mails você responde imediatamente em vez de guardar para mais tarde. Embora o jogo possa ser pausado, permitindo que você receba seus e-mails de uma maneira mais serena, é uma ótima maneira de colocar um pouco de emoção - e competição - em uma tarefa seca.
2 Simplifique com Sortd.
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Você já desejou que sua conta de e-mail fosse mais inteligente? Bem, Sortd é mais ou menos assim. Além de colocar suas contas de email em uma página da Web mais amigável, também inclui recursos que ajudam você a manter o controle de sua carga de trabalho. Isso inclui lembretes, widgets que ajudam a otimizar sua lista de tarefas e até um recurso de rastreamento que permite que você veja quando suas mensagens foram abertas. Ele também permite que você compartilhe facilmente dentro de um grupo, tornando os projetos da equipe mais fluidos.
3 Integre seus endereços de email.
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Você já quis diversificar as contas de e-mail - criando uma conta social, comercial e pessoal, por exemplo -, mas teme que isso faça com que a mudança entre elas seja outra tarefa frustrante a ser enfrentada? Você não está sozinho. Felizmente, o Shift, um aplicativo para download gratuito, permite integrar todos os seus endereços de e-mail em uma janela elegante e fácil de olhar, tornando a alternância entre eles tão fácil quanto o clique do seu trackpad. Como bônus, ele também integra a funcionalidade de pesquisa, o que significa que você pode examinar toda a sua obra de comunicação de uma só vez - especialmente útil para as comunicações que residem na fronteira comercial e pessoal.
4 Abandone a assinatura.
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Nos primeiros dias do email, o formulário era tratado como uma carta física e incluía uma saudação, uma mensagem e um sinal. No entanto, agora que todo mundo ficou inundado de emails de uma maneira que certamente não seria possível com emails físicos, as regras foram alteradas.
Por um lado, não é mais necessário assinar. Eles ainda podem ser usados para comunicações mais formais e, ao se apresentar, mas, caso contrário, não há tempo para decidir entre "Melhor" e "Calorosamente". Simplificando - já passamos por isso.
5 Ordene suas mensagens por prioridade.
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O SaneBox é outro software útil que, embora não seja gratuito (os planos começam em US $ 59 por ano), pode valer a pena. Essencialmente, você pode classificar os e-mails com base na urgência deles, incluindo "agora", "depois" e, para aquelas anotações que nunca precisam ver a luz do dia, "buraco negro".
6 Implemente o método OHIO.
7 Mantenha-o conciso.
Deseja enviar seus e-mails mais rapidamente? Tente limitar-se a um número fixo de palavras em sua resposta. Embora isso possa parecer perturbador no começo, quanto menos palavras você empregar em suas comunicações, mais tempo terá em suas mãos. No entanto, não deixe seu impulso de usar palavras como "talvez" e "eu acho" para suavizar o que pode parecer uma linguagem curta a princípio - isso pode fazer com que você pareça menos autoritário.
8 Salve os modelos de mensagem.
9 Esvazie o lixo no final de cada dia.
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Esvaziar o lixo pode ser estressante - afinal, depois que ele se foi, se foi para sempre. No entanto, se um e-mail for realmente urgente e você acidentalmente o lixeira, não se engane: a pessoa que tentar entrar em contato o enviará novamente.
Melhor ainda, esvaziar a lixeira no final do dia ajuda a garantir que seu e-mail seja agradável e vazio ao verificá-lo pela manhã e possa reduzir o medo que você sente ao abrir a caixa de entrada no início do dia.
10 Use um indicador de fim de mensagem.
Colocar a MOE no final de uma linha de assunto - "fim da mensagem" - informa à pessoa que a mensagem não precisa ser aberta: as informações necessárias já foram transmitidas. É uma ótima economia de tempo quando um email está sendo usado apenas como um lembrete. Use-o e incentive outros a também. Não ter que abrir um e-mail pode não parecer uma grande economia de tempo, mas acrescenta-se.
11 Exclua as mensagens que você não lerá primeiro.
Antes de abrir qualquer coisa, exclua os e-mails que obviamente não valem o seu tempo. E considerando que até 45% de todos os e-mails são spam, mas não necessariamente chegam à sua pasta de spam, definitivamente vale a pena evitar parte dessa confusão. Ao limpar um pouco do pincel, você fará com que o restante das tarefas de e-mail pareça um pouco menos estressante. E quando se trata de estresse, cada parte que você reduz conta.
12 Crie pastas de arquivos que se encaixem.
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A maioria dos endereços de e-mail é pré-carregada com algumas pastas - caixa de entrada, lixeira, arquivadas etc. - e às vezes até alguns endereços especiais, como viagens, pessoais ou negócios. Embora esses sejam um ótimo lugar para começar quando se trata de organização de e-mail, eles não devem ser os únicos em que você confia para manter suas mensagens organizadas. Embora você ainda possa usar as pastas pré-existentes, adicione suas próprias para ajudar a otimizar suas pesquisas. Crie pastas para comunicações pessoais, contatos de relações públicas ou até mensagens da escola de seus filhos e você poderá reter as informações importantes que eles contêm sem deixar essas mensagens para entupir sua caixa de entrada.
13 Defina lembretes.
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O Boomerang é outro aplicativo para download que pode otimizar rapidamente a caixa de entrada atolada. Inicialmente conhecido como Baydin, o novo nome é mais apropriado para sua função: permitir que os usuários tirem os e-mails da vista, apenas para que eles voltem sempre que você precisar. O aplicativo gratuito envia mensagens em seu nome em datas especificadas - por exemplo, para lembretes semanais ou faturas mensais - e pode remover as mensagens da sua caixa de entrada até que elas precisem ser tratadas. Além disso, ele pode lembrá-lo de acompanhar as mensagens que você já enviou.
14 Use atalhos personalizados e respostas em lata.
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Não há como negar que as respostas enlatadas podem parecer robóticas. Uma resposta personalizada personalizada, no entanto, pode ser uma ferramenta que economiza tempo e que não sacrifica sua personalidade. Observe suas comunicações anteriores para ver quais frases você mais usa e crie um documento para economizar tempo. De fato, para os usuários do Gmail, essa funcionalidade é incorporada - o programa de email pode lembrar as frases que você usa com mais frequência em suas mensagens e permite inseri-las apenas pressionando a tecla Tab.
15 Excluir após o encaminhamento.
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Às vezes, recebemos emails que realmente não deveriam ser endereçados a nós. Talvez seja para outra pessoa na empresa ou para o colega de quarto que paga as contas de luz. De qualquer maneira, ele precisa estar na frente dos olhos de outra pessoa, não dos nossos. Em vez de apenas encaminhar e esquecer, no entanto, exclua toda a cadeia depois de transmitir qualquer informação pertinente. Não é da sua conta, por que ocupar espaço em sua caixa de entrada?
16 Utilize a função de arquivamento.
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Se seu e-mail já estiver sobrecarregado com excesso de mensagens, um bom primeiro passo é mergulhar e excluir tudo. Provavelmente você nunca vai lidar com a maior parte disso, e a pessoa que estava esperando por uma resposta provavelmente se esqueceu. Se você não conseguir fazer a jogada, arquive-a - é melhor que nada e o levará um passo mais perto da mítica "caixa de entrada zero".
17 Cancele a inscrição no que você não lê.
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Você já se inscreveu em um boletim informativo - ou em alguma outra publicação regular por e-mail - apenas para se apaixonar por ele, mas continua recebendo mensagens que fazem pouco mais do que debater na parte inferior da caixa de entrada? Você já fez isso 10, 20 ou, não sei, 200 vezes? Se sim, você está em boa companhia. Talvez por isso, o aplicativo gratuito Unroll.me tenha conquistado uma posição tão forte no mercado. Após o download, o algoritmo do Unroll.me reúne todas as suas assinaturas de email, permitindo fácil classificação e / ou cancelamento da inscrição. Além disso, o recurso "Rollup" oferece um formato bonito para ler boletins importantes que você gosta. Também é ilimitado: o serviço está disponível em todos os dispositivos.
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