Toda pessoa organizada jura por uma ferramenta confiável: a lista de tarefas. Ele fornece a estrutura do dia, mantém você dentro do cronograma e lembra os prazos que se aproximam rapidamente. Mas mesmo que a lista de tarefas pareça bastante simples - anote as coisas, marque-as -, existem muitas, muitas maneiras de estragar as coisas e sabotar seu próprio sucesso.
Por exemplo, se você estiver usando o telefone para acompanhar itens incompletos, já estará quebrando uma das principais regras de escrever uma lista de tarefas eficaz. E se você combinar suas tarefas com seus objetivos da lista de balde de longo prazo, definitivamente não estará fazendo as coisas corretamente. Aqui, reunimos os erros mais comuns da lista de tarefas, para que você saiba o que evitar, tudo em nome da obtenção do dia mais eficiente e eficiente de todos os dias - todos os dias. E para limpar outros aspectos importantes da sua vida, não perca as 27 maneiras de ser um usuário de e-mail livre de estresse.
1 Você adiciona tarefas irrealistas.
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Claro, todos nós queremos saltar de paraquedas ou fazer um safari africano um dia. Porém, objetivos de longo prazo como esse pertencem à sua lista de itens , não à sua lista de tarefas . E pesar sua lista de baldes com esses objetivos inatingíveis apenas o sobrecarregará e dificultará a realização de tarefas mais simples e de curto prazo. Além disso, como toda pessoa do Tipo A ou do Tipo A menos sabe, a sensação mais insatisfatória do mundo é não ter tudo marcado na sua lista de tarefas - e, infelizmente, você provavelmente não estará fazendo o mesmo "salto de 30.000 pés " em breve.
2 Você se espalha muito magro.
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O que você quer fazer e o que pode fazer são duas coisas muito diferentes; portanto, não encha sua lista de tarefas com dezenas de tarefas a serem realizadas em um dia. Com mais tarefas do que tempo, você descobrirá apenas que sua lista de tarefas está causando ansiedade sem resultados finais benéficos. Em vez disso, reserve um tempo estimado para cada tarefa (por exemplo: descarregue a máquina de lavar louça - 15 minutos) para avaliar melhor o que é realisticamente possível. E para mais maneiras de se manter atualizado, não perca as 20 maneiras de procrastinar produtivamente.
3 Você não prioriza.
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Nem tudo na sua lista de tarefas é de igual prioridade, mas você nunca saberá o que vem primeiro se não pedir as coisas de acordo com a importância delas. Com tudo em um aglomerado gigante, você pode perder a sua reunião com as melhores marcas, porque ela estava entre "lavar a roupa" e "lavar a seco". Na sua próxima lista de tarefas, use um sistema de numeração, com as coisas rotuladas como (1) da maior importância, (2) da importância regular, (3) da importância leve e assim por diante.
4 Você não está usando recursos visuais.
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Algumas pessoas respondem melhor às dicas visuais - e, para essas pessoas, pode ajudar a criar uma lista de tarefas visuais em vez da tradicional lista de verificação.
Então, o que exatamente é uma lista de tarefas visuais? Pode assumir várias formas, mas uma boa prática a seguir é sempre delegar uma certa quantidade de espaço em um item, dependendo de sua importância. Por exemplo, se um item precisar ser concluído até o final do dia, você deve dedicar um terço do seu artigo somente a esse item para designar seu nível de importância.
5 Você está chamando de "lista de tarefas".
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O simples ato de rotular suas tarefas como "fazer" pode ser suficiente para impedi-lo de realizá-las. Se o simples pensamento de uma lista de tarefas o fizer se encolher, considere renomeá-la como "lista de tarefas". Dessa forma, as tarefas em questão não parecerão tão assustadoras e você não se sentirá tão culpado se não marcar tudo da sua lista.
6 Você está usando para aumentar sua auto-estima.
É bom ter o hábito de fazer uma lista de tarefas todas as manhãs. Mas se você está apenas fazendo a lista se sentir melhor sobre si mesmo e não porque deseja ser mais organizado e produtivo, pode ser que você morra.
"As pessoas mais produtivas reconhecem que uma lista de tarefas é um dispositivo para priorização, mas somente se você se esforçar para transformá-lo em um dispositivo que o força a pensar em suas prioridades", diz Charles Duhigg, autor de The Power of Habit . Para maneiras reais e úteis de melhorar seu humor, use esses 75 truques geniais para ficar instantaneamente feliz.
7 Você escreve sua lista de manhã.
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Pode parecer que você está progredindo escrevendo sua lista de tarefas pela manhã, mas pode realmente resultar em atraso - especialmente se você tiver tarefas com prazos iniciais. Em vez disso, certifique-se de planejar sua programação para o dia seguinte antes de ir para a cama. Com sua lista de tarefas preparada e pronta para ser usada, ela não pesará muito em sua mente enquanto você dorme, e você poderá acordar com uma imagem precisa da aparência da programação do dia.
8 Você digita suas listas.
Estamos sempre em pelo menos um dispositivo em algum momento e, por isso, é difícil resistir ao desejo de digitar nossas listas de tarefas em nossos telefones ou computadores e chamá-lo por dia. Mas estudos mostraram que digitar as coisas as torna mais difíceis de lembrar, e é por isso que é melhor investir em um planejador e passar os cinco minutos extras escrevendo tudo à mão. No entanto, existem algumas maneiras pelas quais seus dispositivos podem ser úteis, como com estas 20 coisas que você não sabia que seu smartphone poderia fazer.
9 Você lista tarefas com várias etapas como um único item.
A tarefa "assar biscoitos" é um ótimo exemplo disso. Claro, a tarefa final pode ser realmente assar os cookies, mas há muito mais nesse processo. Além do cozimento, você precisará ir ao supermercado para pegar suprimentos, encontrar uma receita e verificar na despensa quais ingredientes você já possui. Quando separados, são realmente quatro tarefas, não uma - mas você nunca saberia disso olhando para "assar biscoitos" na sua lista de tarefas.
10 Você usa pontos de interrogação.
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Nunca coloque um item na sua lista com um ponto de interrogação no final. Se esse item for concluído, ótimo; caso contrário, ele será transferido para a lista do dia seguinte. O uso de um ponto de interrogação fará com que a tarefa pareça não pertencer à lista, tornando-a ainda menos provável de ser concluída do que já era.
11 Você adia as tarefas que exigem esforço.
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Ninguém quer esperar na fila por horas no DMV ou ficar em espera com a companhia telefônica na esperança de que um humano real atenda. Mas adiar essas tarefas por dias e dias só as tornará mais estressantes - afinal, elas estão na sua lista de tarefas por um motivo. E se você luta contra o estresse, tente esses 12 truques geniais para transformar a ansiedade em excitação.
12 Você mantém apenas uma lista de tarefas.
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Muitas pessoas obtiveram sucesso fazendo também uma lista de tarefas pendentes. Exemplos do que colocar lá? Não agende reuniões pela manhã. Não se esqueça de fazer pausas durante o dia de trabalho. Não concorde em assumir mais do que você pode suportar. Muitos executivos, como o investidor Tim Ferriss, juram por esse método, observando que "o que você não faz determina o que pode fazer".
13 Você enfrenta tudo de uma vez.
Procure verificar lentamente as tarefas da sua lista de tarefas ao longo do dia. Caso contrário, você corre o risco de se sobrecarregar com muitas coisas para fazer em muito pouco tempo, que é exatamente o que uma lista de tarefas está tentando evitar. E se você luta com as habilidades de gerenciamento de tempo, tente estes 60 Melhores Hacks de Produtividade em 60 Segundos.
14 Sua lista de tarefas é desorganizada.
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Todo o objetivo de uma lista de tarefas é tornar sua vida mais organizada, o que nunca acontecerá se suas tarefas forem escritas aleatoriamente em Post-its espalhados por sua mesa. Você se beneficiará do investimento em um notebook ou planejador, onde todas as suas tarefas podem ser encontradas em um único local. E se precisar de ajuda para limpar o espaço do escritório, tente estas 20 dicas fáceis para manter sua mesa organizada.
15 Você não define lembretes.
Com tudo no seu prato, não é de se esperar que você se lembre de tudo na sua lista de tarefas e quando ela precisa ser concluída. É por isso que é vital definir lembretes - como notificações de alarme no telefone - para lembrá-lo quando os prazos se aproximam rapidamente. (E, claro, sua lista de tarefas sempre deve estar por perto!)
16 Você não escreve nada.
Não confie no seu cérebro para lembrar tudo o que precisa ser feito. Quando você compromete suas tarefas na memória, corre o risco de perder prazos e esquecer tarefas importantes, portanto, dedique um tempo extra para anotá-las. Mas se você quiser aprender o que sua memória pode fazer, confira estes 35 fatos malucos sobre sua memória.
17 Você não está usando os três Ds .
Os três Ds , de acordo com Megan Nye, blogueira do Prioritized Living, são: Excluem tarefas desnecessárias. D elege itens com os quais alguém possa lidar adequadamente. Ofereça atividades não urgentes para uma data posterior. Nye diz que essas práticas encurtarão significativamente sua lista de tarefas e descarregarão parte do estresse do seu prato. E, para obter mais maneiras de ser produtivo e livre de estresse, tente as 20 melhores maneiras de ter mais atenção no trabalho.
