No que diz respeito aos comunicados da era digital, nenhum compartilha a onipresença de bons e-mails antiquados. Todos participam do email. De fato, de acordo com dados coletados pelo The Radicati Group, uma empresa de pesquisa de mercado centrada em tecnologia, coletamos quase 270 bilhões de e-mails por dia . Escrever e-mails é uma parte do dia-a-dia tão complicada que, como caminhar, conversar e respirar, deve ser uma segunda natureza para todos. Em outras palavras, não há desculpa para redigir um email incorretamente.
E, no entanto, muitos e-mails estão repletos de falhas. (Aposto que, desses 270 bilhões, 260 bilhões sólidos se enquadram nessa categoria.) Linhas de assunto discretas, saudações falsas, escolhas de fontes pouco recomendadas - ah, e nem me inicie no espaço duplo ( ou o hífen duplo). Sim, há muitas coisas que você pode estragar no processo de escrever e-mails. Aqui, você encontrará os criminosos mais frequentes - e também aprenderá como corrigi-los. Onde não havia desculpa antes, realmente não há desculpa agora. E para obter conselhos mais surpreendentes sobre a vida no escritório, aprenda as 25 maneiras geniais de conquistar o Burnout do escritório.
1 Você está assinando com qualquer coisa, exceto "melhor".
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Atenciosamente . Obrigado . Tudo de bom . Ou simplesmente nada. Existem inúmeras assinaturas de e-mail para você escolher. Mas, ao usar muitos dos mais comuns, como os quatro, você corre o risco de parecer formal demais, muito frio, muito sincero ou indiferente (respectivamente). Jogue pelo seguro, seguindo o Best testado pelo tempo. Segundo Patricia Napier-Fitzpatrick, ele funciona para toda e qualquer situação e fica bem no centro do diagrama formal e informal de Venn. Em suma, é a sua melhor aposta.
2 Você está usando palavras estranhas em cadeias.
Depois que uma conversa começa, não há necessidade de oi, querida, obrigada ou melhor . (Duvido que, se você trabalha em um escritório muito unido, em que a conversa é mais do que apenas uma necessidade de refrigerador de água.) Saudações e estimativas apenas confundem seu e-mail e interrompem o fluxo da conversa. Comece cada corrente com elas, com certeza, mas largue-as o mais rápido possível.
3 Você está superando a contagem de palavras.
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De acordo com um estudo de 40 milhões de e-mails comerciais, conduzido pelo pessoal do Boomerang, o aplicativo de produtividade, há um comprimento perfeito para os e-mails de vendas. Para obter a máxima eficácia, verifique se o seu e-mail tem menos de 50 palavras e não mais que 125. (Sim, isso inclui as quatro a seis palavras usadas para dizer adeus ). E para mais maneiras de dominar a arte da eletrônica mensagens, aprenda os 17 Hacks de email geniais que melhorarão sua vida.
4 Você tem espaçamento duplo.
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Para envelhecer instantaneamente, coloque dois espaços no final de cada frase. O espaço duplo - uma prática que você só vê nos dias de hoje em e-mails de advogados, médicos e avós - surgiu como um mandato tipográfico no século XIX. Naqueles dias, a tinta podia borrar e os períodos não chegavam à impressão final. O espaço extra serviu como uma almofada de clareza, por assim dizer, para garantir que um leitor soubesse, com certeza, que uma frase havia terminado.
Uma era digitalmente funcional não precisa de espaço duplo. De fato, editoras, jornais e revistas abandonaram a prática de espaçamento duplo na década de 1940 , após o advento do IBM's Executive, uma máquina de escrever de primeira linha. Gente, é 2018. Você deve espaçar suas frases como. Este.
Não. Gostar. Este.
5 Você está hífen duplo.
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O em-dash (um destes: -) é o que você está tentando fazer. Pressione as teclas shift, alt e hífen (este: -) ao mesmo tempo.
6 Você está usando a assinatura móvel incorreta.
Certamente você já viu algumas assinaturas de e-mail dignas de crédito, a maioria das quais tendem a vir da multidão sempre trabalhadora. ("Enviado do celular. Perdoe qualquer tpyos" é um clássico.) Não faça as mesmas armadilhas. Se você estiver enviando um e-mail da estrada, diga isso literalmente. Segundo Ben Dattner, treinador executivo, a melhor assinatura de email móvel que você pode ter é tão simples quanto: "Enviado da estrada". É claro, eficaz e ainda vem com o bônus adicional de evocar um ar de indiferença do tipo Kerouac.
7 Você está copiando e colando errado.
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Se estiver copiando texto de uma fonte externa - um documento do Word ou uma planilha do Excel, por exemplo -, você deverá limpar qualquer formatação antes de clicar em Enviar . Caso contrário, seu texto será exibido na caixa de entrada do destinatário, todos desordenados. Para limpar a formatação, se você é um dos bilhões de usuários do Gmail, destaque o texto que você precisa esfregar e pressione a pequena caixa "TX". Você encontrará isso à direita da barra de ferramentas de opções de formatação. (Esse é o botão que se parece com isso: A. )
8 Você definitivamente está escrevendo mensagens OOO erradas.
Como Jane Scudder, professora da escola de administração da Loyala University Chicago, aconselha, há um e apenas um formato a seguir quando você está redigindo uma mensagem de ausência temporária:
Obrigado pelo seu email. Sou OOO de terça-feira, 12 de junho a sexta-feira, 15 de junho, sem acesso a e-mail. Se isso for urgente, entre em contato em. Caso contrário, responderei a todas as mensagens quando voltar .
Para obter detalhes detalhados, como finalizar a mensagem no seu último dia de folga ou no seu primeiro dia de volta - ou incluir um número de telefone que não seja - basta consultar nosso guia francamente abrangente demais sobre o assunto.
9 Você está estragando os acessórios.
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Nunca arraste e solte anexos de imagem em um email. Durante o processo, você pode ver as dimensões da imagem ou o tamanho do arquivo, o que significa que o destinatário pode receber uma versão com resolução mais baixa (feia e pixelizada) da foto. Em vez disso, direcione-se para o ícone do clipe de papel no seu email e encontre e faça o upload do arquivo dessa maneira.
10 Você não está hiperligando.
A inserção de URLs aleatoriamente no corpo de um email é feia, complicada e, acima de tudo, fácil de corrigir. Apenas destaque o texto que você deseja criar um hiperlink, pressione o comando-K e cole o URL no campo exibido. Então, seu texto ficará assim.
11 Você está usando muitos períodos.
A linguagem evolui com o tempo - mas não estou me referindo apenas a palavras com significados mercuriais ou frases transitórias que foram perdidas para a história. A pontuação também muda. Pegue o período, por exemplo. Durante séculos, significou que uma sentença terminou e nada mais. Era totalmente desprovido de qualquer substância ou emoção além disso.
Mas hoje em dia, como observaram os pesquisadores das Universidades Binghamton e Rutgers, terminar uma frase em um período pode sair como, na melhor das hipóteses, curto ou, na pior, irritado. (Embora você não precise da ciência para dizer que todo "Tudo bem" ou "Não" que você recebe parece um truque.) Portanto, a menos que seja um email formal, minimize o uso da menstruação. Use pontuação menos severa - traços, elipses, vírgulas, dois pontos e ponto e vírgula - para juntar seus pensamentos.
12 Você está fazendo assuntos totalmente errados.
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A maioria das caixas de entrada de e-mail da área de trabalho reduz a exibição da linha de assunto em 60 caracteres. Nos smartphones, no entanto, essa exibição é cortada com uma contagem de caracteres tão baixa quanto 25, dependendo do dispositivo. (Telas maiores, como as do iPhone 8 Plus, exibem até 30 caracteres.) Para garantir que toda a linha de assunto seja lida, mantenha as coisas curtas e agradáveis. Ah, e não se esqueça de preenchê-lo. Poucas coisas são mais cautelosas do que receber um e-mail "(sem assunto)" de um estranho.
13 Você está usando a fonte errada.
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Helvetica é banal. Times New Roman é arrogante. Comic Sans é… apenas, não. Ao redigir e-mails, siga o básico: Sans Serif. É pouco exigente e fácil de ler. Além disso, a fonte é renderizada em todos os navegadores da Web, para que sua mensagem seja entregue como pretendido, com toda a estilização da fonte intacta (itálico, negrito, sublinhado - esse tipo de coisa) para o destinatário.
14 Você está colocando tudo em um parágrafo.
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Agrupar todo o seu texto é desagradável e, dependendo do quanto você está dizendo, desorganizado - em um grau confuso. Siga esta regra: todo parágrafo deve ter um ponto, e todo ponto merece seu próprio parágrafo (mesmo que seja apenas uma frase). Divida o seu texto em conformidade.
15 Você está fazendo erros de digitação.
Você é melhor que isso.
Ari Notis Ari é um editor sênior, especializado em notícias e cultura.