Poucos sentimentos são piores do que a ansiedade que anda de mãos dadas com a súbita percepção de "Oh, cara. Estou atrasado". Infelizmente, é um sentimento que todos conhecemos bem; estamos atrasados para as reuniões, jantares, festas, os vôos mais temidos de todos. Mas não mais! Hoje em dia, "atrasado na moda" pode realmente se tornar uma coisa do passado. Tudo o que você precisa fazer é seguir esses 15 truques e nunca mais se atrasará - a menos que queira. E depois de dominar a pontualidade, aprenda os 15 truques para triplicar sua produtividade todos os dias.
1 Crie "almofadas de tempo" em sua programação.
"É muito difícil viver a vida com margens finas", diz Shlomo Zalman Bregman, autor do próximo livro, Force of Nurture: Como alcançar seu nível máximo de grandeza e obter resultados imparáveis em todos os aspectos da vida . "Então, eu construo 'almofadas de tempo' e faço engenharia reversa desde quando preciso estar em algum lugar." Em outras palavras, o Google Maps pode dizer que está a uma hora de carro do aeroporto. Mas e se o tráfego for difícil? Ou há um fechamento de estrada? Tempo ruim? Um ponto de verificação DUI? Ao contabilizar tudo o que pode - e provavelmente irá - dar errado, você estará em segurança a tempo, o tempo todo. E se você precisar de ideias sobre qual aeroporto aguardar, tente reservar um voo através de um porto com um dos 15 Lounges de Aeroportos Mais Luxuosos de Todos os Tempos.
2 Reproduzir host.
Outra solução é contornar o tempo da viagem e organizar todas as reuniões ou compromissos em seu local. "Dessa forma, você não precisa incorporar o tempo de viagem. Você apenas precisa se certificar de que está pronto para atender a tempo - o que é mais fácil", diz Amy M. Gardner, ex-reitora de estudantes da Universidade de Chicago Faculdade de Direito e co-fundador da Apochromatik, uma empresa de treinamento executivo.
3 Viva de acordo com a "regra dos dois minutos".
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A regra de dois minutos, um método pioneiro do guru da produtividade David Allen, é surpreendentemente simples: se uma tarefa demorar dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. No entanto, se levar mais de dois minutos, coloque-o em sua programação. Esse truque ajudará você a planejar seu dia e definir lembretes de calendário adequadamente, garantindo que você seja pontual em todos os compromissos. Você pode fazer isso em seu livro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity .
4 Use o RescueTime.
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Quando se trata de planejar o seu dia, nada é tão valioso quanto os dados - e nada fornece dados como o RescueTime. O RescueTime é um aplicativo executado em segundo plano no seu computador ou telefone e, no sentido mais simples, informa quanto tempo você está usando em cada tarefa. Talvez você gaste, em média, 17% do seu dia respondendo a e-mails e 4% do seu dia atualizando as notícias. Agora, com essas informações em mãos, você sabe que 79% do seu dia pode ser agendado com outras coisas, como reuniões, trabalho real , almoço e - que diabos - hora da sesta.
5 Escolha um relógio inteligente.
Gardner jura - na verdade, ela mesma usa esse método - usando um relógio digital, como um Apple Watch ou um FitBit, que pode agitar você durante as reuniões. Defina uma campainha por cinco ou dez minutos antes do término da reunião e você saberá que é hora de encerrá-la, para não manter seu próximo compromisso aguardando. Para ter uma idéia de qual smartwatch escolher, saiba mais sobre o Fitbit Ionic (foto acima).
6 Ou, no mínimo, um relógio regular.
Veja. Entendemos: a tendência do smartwatch não é para todos. Ainda assim, se você estiver seguindo um cronograma apertado, seu pulso nunca deve ficar nu. "Evitamos usar relógios, por causa de nossos telefones, mas você não quer olhar para o telefone durante uma reunião", diz Gardner. A solução fácil é investir em um relógio - um bom. (Por que não?)
7 Programe seu relógio rapidamente.
É muito mais fácil fazer isso com um relógio analógico; literalmente, basta girar o dial para a frente alguns minutos. Se você tem uma hora e olha para o seu pulso e vê que são 12:55, você vai correr para a próxima reunião sem pensar duas vezes. Mas, na verdade, são 12: 50 - ou 12: 45 - e você é o cara mais pontual da sala.
8 Encha seu tanque de gasolina na noite anterior.
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Ou carregue seu cartão de metrô. Ou coloque ar nos pneus de sua bicicleta. Tudo o que você precisa fazer para minimizar preventivamente quaisquer possíveis solavancos na estrada - literal -. Nada prejudica sua pontualidade como uma viagem não planejada ao posto de gasolina - ou apenas perder o trem A por um minuto, porque você tinha que esperar na fila do único quiosque em funcionamento na segunda-feira de manhã.
9 Transforme a sala de espera em um escritório.
"Muitas pessoas não querem chegar cedo, porque pensam que estarão sentadas como um idiota, sem nada para fazer", diz Bregman. Mas se você sempre garantir que há algo para ocupar seu tempo, não se importará em chegar 15 minutos mais cedo e ficar sentado um pouco em uma sala de espera estéril. Enviando e-mails, lendo artigos em atraso, verificando as mídias sociais com quem você está prestes a se encontrar, fazendo uma ligação rápida para a avó - sempre há algo a fazer. Gardner sugere manter uma lista à mão, caso precise de um lembrete de que sim, você pode usar seu tempo de espera de forma mais produtiva.
10 Mantenha uma lista maior de tarefas a fazer.
No topo de uma lista de coisas para fazer na sala de espera, você deve manter uma lista de tarefas obsessivamente detalhadas - não apenas uma coleção de tarefas domésticas, como "comprar mantimentos", diz Bregman, mas também itens caros como, "obtenha uma promoção" ou "faça meu livro entrar na lista de mais vendidos". Em seguida, verifique se todas as tarefas realizadas em um determinado dia retornam a essa lista. Isso garantirá que você só se reserve com compromissos importantes para você - e, mais importante, o evitará de se reservar demais em tarefas e reuniões desnecessárias, que é uma maneira infalível de garantir atrasos crônicos e repetidos.
11 Pule o botão de repetição.
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Como você inicia o seu dia define o modelo para o resto do seu dia. A primeira oportunidade que você precisa ser pontual é o minuto em que acorda, então pense assim: Sair da cama é um compromisso. Se você dormir mais cinco minutos, estará cinco minutos atrasado. Isso colocará você na mente de estar pontual pelo resto do dia.
12 Trate a pontualidade como você trata suas roupas.
"Nós nos esforçamos muito para nos vestirmos para uma reunião", diz Gardner. "Não importa o quão bem adaptado o seu traje seja, tudo isso será jogado fora da água se você estiver atrasado." A solução? Comece a pensar em ser pontual, como escovar os dentes e se vestir de manhã, como uma das tarefas de "preparação". (Cuidado: você pode ter que renunciar ao café da manhã preparado para uma barra de energia ou algo assim.)
13 Renomeie seu pensamento.
O cara ou a garota que está atrasado para a reunião é visto como desorganizado, na melhor das hipóteses, e desrespeitoso, na pior das hipóteses. Mas vamos ser sinceros: a verdade geralmente é uma combinação dos dois. "Pense da seguinte maneira: como você se sente quando alguém chega atrasado a uma reunião que você organizou?" diz Gardner. Depois de perceber que, ei, seu atraso faz com que os outros se sintam da mesma forma, você estará mais bem equipado para ser pontual. Além disso, "chegar a tempo não nos custa dinheiro", diz Gardner. " E é inteiramente sob nosso próprio controle."
14 Perceba que "atrasado na moda" não é uma coisa.
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Quem entre nós não foi forçado a dizer, a um estranho no bar: "Ah, esse lugar está ocupado", enquanto espera um encontro por quinze, vinte, trinta minutos? "As pessoas vêem como um movimento de poder, enviando a mensagem: 'Meu tempo é mais valioso'" ", diz Gardner. "Mas tudo que isso faz é enviar um sinal desanimador de que você não os valoriza tanto." Quebrar a mentalidade de "espera de energia" é difícil, mas o fato é que todo mundo tem um telefone conectado por satélite e atualizado hoje em dia; sua data sabe o que você está fazendo.
15 Desista da ideia de "fazer tudo".
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"Há muito tempo no dia para cumprirmos nossos objetivos, mas você precisa ser avarento com o tempo", diz Bregman. Se você se comprometer demais, poderá se atrasar para vários compromissos. "A vida é como um buffet", diz Bregman. "Você quer comer tudo, mas não pode. Você só tem um estômago."
Agora que você é o mais pontual possível, aprenda As 14 etapas para conquistar reuniões de negócios de uma vez por todas.
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Ari Notis Ari é um editor sênior, especializado em notícias e cultura.